Tips

Tips mens en organisatie

  • Invoering van HNW vraagt een projectmatige aanpak, begeleiding bij omgang met de veranderde werkomstandigheden en een goede planning en voorbereiding. Overweeg om eerst een pilot uit te voeren. Organisaties kunnen HNW integraal invoeren, maar ook beperken tot delen van de organisatie of specifieke functies.
  • Leiding geven is bij HNW anders dan bij traditioneel kantoorwerk. Leidinggevenden kunnen training krijgen in andere manieren van controle en toezicht, omgaan met vertrouwen en meer sturen op resultaat.
  • Met het oog op gezond gebruik van de (thuis)werkplek is het van belang dat leidinggevenden weten hoe zij succesvol gedrag van de werknemers kunnen beïnvloeden.
  • Werknemers krijgen bij HNW vaak meer regelmogelijkheden. Hierdoor neemt het belang van de competenties plannen, organiseren en zelfstandig werken toe. Sommige werknemers hebben daarin begeleiding, coaching of praktische training nodig.
  • Het is belangrijk om goede afspraken te maken over de mate waarin werknemers tijds- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Zijn er bepaalde momenten of dagen dat werknemers op kantoor moeten zijn voor bijvoorbeeld overleg of ontmoetingen?
  • Sommige werknemers doen niet mee of kunnen niet meedoen met HNW. Zij zijn altijd aanwezig op kantoor (o.a. receptionisten) en zo een belangrijke informatiebron voor collega’s die minder vaak aanwezig zijn. Het is belangrijk dat deze werknemers een goede balans hebben tussen hun eigenlijke werktaak en de communicatie met collega’s die even langskomen. Kijk zo nodig opnieuw naar het evenwicht in de taakverdeling in een team.
  • Pas de RI&E of het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) aan op HNW. De RI&E voor het verzekeringsbedrijf van Human Capital Care bevat aparte modules over Het Nieuwe Werken.

Tips inrichting en werkplekken

  • Zodra een medewerker meer dan twee uur per dag met een beeldscherm werkt, is er sprake van beeldschermwerk. Ook op andere locaties moeten het beeldscherm, muis en toetsenbord, de stoel, het werkvlak en de verlichting voldoen aan de wettelijke en ergonomische eisen. Deze staan in de oplossing Ergonomische inrichting werkplek.
  • Werkplekken die door meer werknemers worden gebruikt, voldoen aan de eisen voor flexwerkplekken. Omdat verschillende medewerkers van hetzelfde meubilair gebruik maken, zijn een groot verstelbereik en eenvoudige verstelmogelijkheden belangrijk.
  • Komen er bij het nieuwe werken ook nieuwe stoelen, of nieuwe bureaus? Lees dan ook de detaileisen bij de aanschaf van een werktafel of stoel.
  • Gaat er bij het nieuwe werken ook gewerkt worden met mobile devices? Lees dan ook werken met tablet en smartphone.
  • Bij flexibel gebruik van werkplekken zijn goede afspraken nodig over:
    • het gebruik van de werkplekken. Voorkom dat werknemers zich toch een eigen werkplek toe-eigenen;
    • het instellen van werkplekken. Medewerkers moeten weten hoe ze hun werkplek in moeten stellen en dat ook werkelijk doen;
    • beschikbare kastruimte en archivering van spullen die niet dagelijks nodig zijn;
    • spullen die werknemers vaak nodig hebben. Die kunnen ze bij zich houden door bijvoorbeeld een trolley of flexkoffer gebruiken;
    • kastruimte voor archivering en spullen die niet zo vaak nodig zijn;
    • het opruimen van de werkplek (clean desk) na gebruik van een werkplek en het aanspreken van werknemers die zich daar niet aan houden;
    • werknemers die door hun lichaamsmaten, of handicap niet passen in de kantoorstoel, of aan de werktafel.
  • Bij thuiswerkplekken hoort de werkgever met behulp van de RI&E na te gaan of de werknemer een geschikte werkplek heeft. Dat kan door:
    • de thuiswerkplek in te richten volgens de arbonormen;
    • de medewerker een enquête in te laten vullen;
    • de thuiswerkplek met toestemming van de werknemer te laten checken door een deskundige. Dit laatste kan soms ook aan de hand van een foto;
    • de werknemer zelf de controle laten uitvoeren aan de hand van een checklist, of een vragenlijst.
  • Bij een herverdeling van kantoorruimtes is het belangrijk om het ontstaan van hinderlijk geluid te voorkomen. Waak ervoor dat werknemers tegelijkertijd communicatietaken en concentratietaken in één ruimte uitvoeren.
  • Houd rekening met werknemers die extra voorzieningen op hun werkplek nodig hebben, bijvoorbeeld vanwege hun werkzaamheden (specifieke software of hardware), of vanwege bepaalde beperkingen (aanvullende verlichting, lokale maatwerksoftware voor slechtzienden, een speciale stoel voor werknemers met rugklachten). Bekijk zorgvuldig per situatie of en hoe zo’n werknemer mee kan doen met HNW.
  • Vaak werken werknemers bij flexibel en thuiswerken met laptops. Dan is een ergonomisch gebruik van de laptop belangrijk. Ook werken met tablets en smartphones komt veel voor. Dit heeft veel voordelen, maar brengt ook risico’s met zich mee. In de oplossing Werken met tablet en smartphone is hier meer over te lezen.

 Ga naar Meer weten?