Gezond Verbond > Werkdruk > Overzicht oplossingen werkdruk > Zeven tips voor efficiënter en effectiever e-mailen

Zeven tips voor efficiënter en effectiever e-mailen

  1. Stuur een e-mail altijd met een correct en duidelijk onderwerp. De ontvanger kan dan in één oogopslag zien waar het bericht over gaat. En jij ook, als je een antwoord op je mail krijgt.
  2. Sta jezelf toe om e-mails te verwijderen die geen antwoord nodig hebben en/of van vreemden afkomstig zijn. Als je geen tijd hebt om je belangrijkste taken te voltooien, moet de beantwoording van dit soort e-mails direct van je to do lijstje.
  3. Het verwerken van je inbox kan zomaar een paar uur kosten als je jezelf verliest in alle video’s, artikelen en enquêtes die je tegenkomt. Het kan helpen om jezelf een tijdlimiet te stellen en je uitsluitend te richten op het beantwoorden van de post,. Artikelen en video’s kunnen wachten tot je er tijd voor hebt; je kunt hier een aparte map of lijst voor maken.
  4. Stel jezelf vóór beantwoording van een e-mail eens de vraag: doe ik dit puur om te reageren, om te laten zien dat ik oplet of om te bedanken voor de mail? Zo ja, dan verdoe je waarschijnlijk waardevolle tijd. Bovendien lok je met jouw e-mail weer een reactie uit: zo wordt je inbox nog voller.
  5. Verwijder bij het beantwoorden van e-mail zoveel mogelijk oude of irrelevante tekst en bijlages. Zo blijven e-mailberichten niet eindeloos groeien en blijven ze overzichtelijker.
  6. Als je binnen 24 uur antwoordt, ben je op ruim op tijd om professioneel over te komen. Eerder dan dat hoeft ook meestal niet, de wereld draait zonder jou ook nog wel even door. De kunst is natuurlijk wel om te herkennen welke e-mails om snellere reactie vragen. Laat het de ander weten als je geen, of niet tijdig antwoord kunt (of wilt) geven. Dan weet hij waar hij aan toe is.
  7. In de volgende situaties kun je beter niet mailen:
    • je hebt haast. Dan werkt bellen, sms-en of what’s appen beter;
    • je bent boos of emoties spelen een rol. Dan is e-mail absoluut ongeschikt. De ontvanger kan je reactie gemakkelijk verkeerd begrijpen, waardoor de situatie juist escaleert. Je kunt beter langs gaan of bellen.