SNS-Reaal (Vivat)

Klimaat waarin problemen bespreekbaar zijn, is essentieel

“Meer vrijheid om te kiezen waar en wanneer je wilt werken” en “meer contact met collega’s doordat je op verschillende werkplekken zit”. Dat zijn enkele voordelen van “Het Nieuwe Werken”(HNW) die SNS REAAL-medewerkers noemen in een video op hun intranet. De bank/verzekeraar is volop bezig met de invoering van HNW. Komen hier specifieke arborisico’s bij kijken? Zes vragen aan Rik Plukker, Adviseur Arbeidszaken bij SNS REAAL over HNW en de arborisico’s: “Om HNW tot een succes te maken is continue aandacht voor de mentale aspecten een must.”

Allereerst, wat is de visie van SNS REAAL op HNW?
“Vóór we zijn gaan nadenken over de inrichting van werkplekken en de ICT-gevolgen, hebben we met elkaar bepaald wat we nu eigenlijk precies onder ‘Het Nieuwe Werken’ verstaan. Voor ons is HNW vooral een nieuwe manier van samenwerken, gebaseerd op het geven en nemen van verantwoordelijkheid en vertrouwen. Vertaald naar P&O-beleid impliceert dit dat we hebben losgelaten waar en wanneer medewerkers het werk doen én dat je veel meer moet gaan sturen op resultaat. Hierdoor voelen medewerkers zich meer verantwoordelijk voor het bereiken van de afgesproken resultaten, en hebben ze meer flexibiliteit zodat zij de werk-privébalans beter kunnen managen. Dat is een zeer aantrekkelijke arbeidvoorwaarde en helpt dus in onze doelstelling een aantrekkelijke werkgever te zijn. Bovendien zorgt de invoering van HNW voor een stijging van de arbeidsproductiviteit en een daling van het ziekteverzuim. Dat is toe te schrijven aan de toename van autonomie en de afname van stress doordat medewerkers minder reizen en minder last hebben van een drukke kantooromgeving. Wij hebben dit zelf nog niet gemeten maar recent onderzoek van TNO, het Sociaal Cultureel Planbureau en het UWV toont dit aan.”

Wat betekent de invoering van HNW voor het arbobeleid?
“We zijn ons er natuurlijk van bewust dat er een keerzijde aan HNW zit. Het werk speelt zich immers steeds meer buiten het gezichtsveld van de werkgever af. Als werkgever heb je er dus letterlijk minder zicht op of iemand bijvoorbeeld arboverantwoord achter zijn bureau zit. En je ziet ook niet of mensen vrolijk worden van hun werkzaamheden, kortom ook het zicht op de mentale kant neemt af. Voor medewerkers geldt dat zij, door de minder scherpe grens tussen werk en privé, het gevoel kunnen krijgen dat ze 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn. Je kunt immers op de gekste tijden mail ontvangen. Dat merk je ook thuis (op je smartphone) en dat kan een valkuil zijn. Ook kan de binding met de organisatie afnemen, als je minder vaak op kantoor komt. Vanwege die zogenoemde sociale cohesie hebben we één belangrijke regel ingesteld en dat is dat iedereen minimaal twee dagen per week op kantoor is. Maar daarmee ben je er natuurlijk nog lang niet. Om HNW tot een succes te maken is continue aandacht voor de mentale aspecten een must. Vanwege de specifieke risico’s hebben we specifiek beleid ontwikkeld, aanvullend op ons algemene arbobeleid.”

Met welke maatregelen is het arbobeleid aangescherpt en hoe zijn de bijkomende arboverantwoordelijkheden belegd?
“Ons uitgangspunt is dat werkgever en medewerkers een gezamenlijke verantwoordelijkheid hebben om HNW ook vanuit arbo-perspectief tot een succes te maken. Met het vergroten van de vrijheid die mensen krijgen over hoe zij hun werk indelen, vergroten we ook hun verantwoordelijkheidsgevoel. Een concreet voorbeeld van die gezamenlijke verantwoordelijkheid is de arboverantwoorde inrichting van de werkplek. We gaan groepsgewijs over op HNW en iedereen die overgaat krijgt een arbochecklist en een persoonlijk arbopaspoort. In het paspoort is vastgelegd aan welke basisvereisten de werkplek moet voldoen, denk aan de stoel- en bureauhoogte. Op kantoor zijn alle stoelen en bureaus eenvoudig op deze maten in te stellen.
Maar de werkplek thuis moet natuurlijk ook aan deze basisvereisten voldoen, en aan een aantal andere voorwaarden die in de arbochecklist staan vermeld, denk bijvoorbeeld aan verlichting, daglicht en klimaat. Als werkgever stellen wij daarvoor een budget beschikbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om dit budget zo doelmatig en efficiënt mogelijk te gebruiken.
Daarnaast besteden we in de trainingen voorafgaand aan de overgang op HNW veel aandacht aan de mentale risico’s die specifiek aan HNW zijn verbonden. Denk aan het bespreekbaar maken van problemen, zoals werkdruk. En waar spreek je elkaar nog op aan? In elk geval niet meer op het feit dat iemand om half elf binnenkomt of om vier uur vertrekt. Leidinggevenden krijgen periodiek trainingen waarin ook aan bod komt hoe zij een klimaat kunnen creëren waarin problemen bespreekbaar worden gemaakt, dat laatste is essentieel.
Daarom hebben we recent ook besloten dat alle “HNW-gerelateerde arborisico’s” een vast onderdeel moeten gaan uitmaken van functioneringsgesprekken.”

Hoe verliep de introductie van HNW?
“Wij hebben bewust gekozen voor een groepsgewijze overgang en dus geen ‘big bang’ waarin alle 6.500 medewerkers in één keer overgaan. Door de geleidelijke overgang kunnen we structurele nulmetingen, 1- en 2-metingen houden. Dit stelt ons in staat het concept steeds verder te verbeteren en te leren van onze ervaringen, zoals bijvoorbeeld de keuze om arborisico’s een verplicht onderdeel van het functioneringsgesprek te laten zijn.
Juist door de geleidelijke overgang zie je ook dat onze site over HNW groeit en het onderwerp steeds meer gaat leven in de organisatie. Naast ons bestaande Gezondheidsplein wat een uitbreid portaal is voor medewerkers over alle arbozaken, hebben we ervoor gekozen een aparte website over HNW op te tuigen. Hier kan iedereen de voortgang van het project volgen: instructies lezen, filmpjes bekijken en tips en ervaringen delen. Ook delen de leden van de Raad van Bestuur hun ervaringen met HNW regelmatig in hun blogs.”

Hoe krijg je medewerkers mee?
“Ik merk dat steeds meer mensen staan te trappelen om over te gaan. Het is dus echt een voordeel dat de verhalen van de afdelingen die zijn overgegaan ook zo breed gedeeld worden. We merken ook dat de nieuwe frisse kantoorinrichting, met diverse werk- en ontspanningsruimtes, positief wordt ontvangen. En vooral omdat de regelvrijheid is vergroot, is het geen probleem om mensen mee te krijgen. Natuurlijk besparen we aanzienlijk op huisvestingskosten, maar het aanbod aan werkplekken op kantoor is nog steeds ruim voldoende. Steeds meer mensen kiezen steeds vaker voor de mogelijkheid om thuis te werken en daarom is het vinden van een passende werkplek op kantoor nooit een probleem.
Overigens verplichten we niemand om deel te nemen aan HNW. Het blijft voor iedereen mogelijk om vijf dagen van 9 tot 17 uur op kantoor te werken. Maar de ervaring leert dat niemand voor die variant kiest.”

Wat zijn aandachtspunten en jullie tips hierbij?
“De praktijk bevestigt dat dit echt een andere manier van werken is die specifieke arborisico’s met zich meebrengt. Dat vraagt ook een specifiek arbobeleid. En het is ons wel duidelijk geworden dat je niets aan dat beleid hebt als het niet in je cultuur past. Randvoorwaarde voor HNW is dus een cultuur waarin je problemen en zorgen eerlijk, open en met respect bespreekbaar maakt. Ik zou dus wel zeggen: onderschat de cultuur die er is niet en onderzoek van te voren goed of HNW past bij de bedrijfscultuur. Technische instrumenten zoals bijvoorbeeld Pauzesoftware en regels, tips en tricks op intranet lossen stressgerelateerde problemen immers niet op. Je moet het gesprek aangaan met mensen. Daarom zijn er ook regelmatig werkoverleggen, vaak met een lunch om bij te praten. En leren leidinggevenden in periodieke trainingen hoe zij om moeten gaan met de arborisico’s door voldoende aandacht te besteden aan de persoonlijke situatie van mensen. We overwegen de trainingen over de arborisico’s ook te herhalen voor medewerkers. Belangrijk vind ik ook om te benadrukken dat HNW gewoon heel leuk is. Mijn persoonlijke ervaring is dat HNW een aanzienlijke bijdrage levert aan het combineren van het nuttige met het aangename, zowel op kantoor als thuis.”