VGZ

Het Nieuwe Werken of Slimmer Werken bij Coöperatie VGZ

In september 2009 is Coöperatie VGZ verhuisd naar een nieuw hoofdkantoor, waarbij het Nieuwe Werken is ingevoerd. Een omvangrijke operatie, die onder andere begeleid werd door programmamanager Marius Alkema. José-Marie Pauw, beleidsadviseur HR was vanuit HR betrokken bij de verandering. Zij lichten toe waarom en hoe Coöperatie VGZ Het Nieuwe Werken heeft ingevoerd.


Waarom is Het Nieuwe Werken ingevoerd?
Er waren diverse, zowel externe als interne redenen om met Het Nieuwe Werken aan de slag te gaan. Coöperatie VGZ is ontstaan uit een fusie van vier verzekeringsbedrijven en wilde de centrale activiteiten van deze bedrijven onderbrengen in een nieuw hoofdkantoor in Arnhem. Coöperatie VGZ wilde daarbij nu en in de toekomst een aantrekkelijke werkgever zijn. De fileproblematiek en reisafstanden speelden daarbij een belangrijke rol. Teams van vóór de fusie hadden elkaar nooit ontmoet, dus bij de inhuizing in het nieuwe hoofdkantoor was het stimuleren van ontmoeten en samenwerken ook een belangrijk issue. Al met al werd gekozen voor een nieuw hoofdkantoor naast het Centraal Station van Arnhem, waarbij het concept van Het Nieuwe Werken een logisch gevolg was van alle interne en externe ontwikkelingen.

Hoe heeft Coöperatie VGZ dit aangepakt?
Allereerst is gestart met het ontwikkelen van een eigen visie op Het Nieuwe Werken. Vanuit die visie zijn doelen geformuleerd.
Het Nieuwe Werken had als doel om invloed uit te oefenen op de productiviteit, omzetgroei, kosten van vierkante meters, de aantrekkelijkheid  als werkgever en duurzaam ondernemen. Dit is vervolgens uitgewerkt in een concreet plan, waarna eind 2009 de verbouwing en inhuizing in het nieuwe hoofdkantoor plaatsvond.
Omdat samenwerken belangrijk is, is er bij de inrichting vooral gelet op zichtlijnen die het mogelijk maken collega’s gemakkelijker te zien. Niemand heeft meer een eigen werkplek. Dat geldt ook voor de Raad van Bestuur. Wel zijn er vlekken van groepen medewerkers die met elkaar samenwerken, zoals de IT-Servicedesk of de Personeels- en Salarisadministratie van HR.
Het proces van implementatie van het Nieuwe Werken werd uitgebreid gefaciliteerd. Van intensieve sturing daarna was geen sprake. De verantwoordelijkheid lag bij leidinggevenden en medewerkers. Het maken van  resultaatafspraken is hierbij van groot belang.

Wat zijn de kosten en resultaten?
De kosten bestaan grotendeels uit het verbouwen, inrichten en verhuizen van de centrale activiteiten van vijf locaties naar één nieuw pand. Een proces dat vanwege de fusie toch moest plaatsvinden.
Doordat we het concept van het Nieuwe Werken invoerden konden we een aanzienlijke besparing op de vierkante meters realiseren. In de oude situatie hadden we 1,1 werkplek per FTE nodig en door invoeren van Het Nieuwe Werken kon dat dalen tot 0,7 werkplek per FTE. Daarnaast bespaarden we op de werkelijke reiskosten, doordat medewerkers gemiddeld 1,3 dag per week elders werken.’
Ook het verzuim is afgenomen. Na één jaar Het Nieuwe Werken was het verzuim in Arnhem gedaald met 2 procentpunten . De invoering van Het Nieuwe Werken heeft  hieraan zeker  bijgedragen. Vóór de invoering kwamen ziekmeldingen voor bij medewerkers die niet in staat waren om te reizen of als er een acuut privéprobleem was. Na de invoering konden dit soort situaties buiten ziekmeldingen om geregeld worden omdat medewerkers wel in staat waren de werkzaamheden thuis of op andere momenten te verrichten.
De aantrekkelijkheid van flexibele werkplekken en werktijden is ook benut in een wervingscampagne voor nieuwe IT-medewerkers. Onder het motto ‘je mag van ons ook een treintje later nemen’ zijn succesvol nieuwe collega’s gevonden.
Medewerkers zelf geven aan na de invoering  meer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid te ervaren. Ook vindt een groter aantal medewerkers ze productiever zijn en dat Coöperatie VGZ een aantrekkelijke werkgever is.  Op het gebied van balans tussen werk en privé is het beeld genuanceerder. Een aantal medewerkers vindt dat ze een betere balans ervaren tussen werk en privé, maar er is ook een groep medewerkers die vindt dat de balans werk en privé er op achteruit is gegaan. Hier ligt voor ons nog een uitdaging om mee aan de slag te gaan.

Wat heeft Coöperatie VGZ met Arbo en Het Nieuwe Werken gedaan?
Uitgangspunt is dat de medewerker in grote mate zelf verantwoordelijk is voor zijn eigen welzijn. Elders werken (wij hebben het niet over thuiswerken) is daarbij een recht en geen plicht. De medewerker maakt met zijn leidinggevende afspraken over het elders werken en is daarbij zelf verantwoordelijk voor het inrichten en juiste gebruik van zijn werkplek. Aangezien iedere medewerker een laptop heeft, heeft de werkgever ervoor gezorgd dat voor medewerkers die elders werken een laptophouder en extra toetsenbord beschikbaar zijn. Daarnaast is de rol van leidinggevende cruciaal bij Het Nieuwe Werken. Niet alleen voor het faciliteren van gezonde arbeidsomstandigheden, maar ook voor de manier van leiding geven. Medewerkers krijgen meer vrijheid en verantwoordelijkheid en dat kan alleen als er vertrouwen is tussen leidinggevende en medewerkers. De manier van aansturen wordt dan ook anders. Coöperatie VGZ heeft als start de beoordelingscyclus aangepast. En in een workshop die alle leidinggevenden gevolgd hebben, werd geleerd welke afspraken je maakt als leidinggevende met je medewerkers en hoe je dat doet met gebruik van persoonlijk ontwikkelingsplan, functionerings- en beoordelingsgesprekken. De dialoog tussen medewerker en leidinggevende staat daarbij centraal, waarbij de rol van de leidinggevende verschuift van de sturende manager naar de faciliterende coach. Nu kijken medewerkers en leidinggevenden veel meer samen wat er moet gebeuren en welke mogelijkheden daarvoor benut kunnen worden.
Binnen Coöperatie VGZ is er veel aandacht voor arbeidsomstandigheden. In Arnhem is de werkplekinrichting bepaald op basis van een analyse van de verschillende werktypen. Vooral de mogelijkheid voor medewerkers om elkaar te ontmoeten was een belangrijke voorwaarde.  Coöperatie VGZ heeft voor de kantoorwerkplekken gekozen voor één type stoel en elektrisch in hoogte verstelbare bureaus. Voetenplanken zijn op die manier niet meer nodig. Daarnaast is er een aantal ontmoetingsplekken, waar medewerkers een uurtje in een andere sfeer kunnen werken. Deze voldoen niet geheel aan de Arbonormen.

Wat zijn de belangrijkste geleerde lessen?
Medewerkers hebben tijd nodig om te wennen aan een nieuwe manier van werken. Een aantal medewerkers heeft daarbij extra ondersteuning nodig met timemanagement en het invullen van een nieuwe werk-privé balans. Het aantal inschrijvingen voor trainingen op dit terrein is na de invoering  dan ook fors gegroeid.
We zien ook nog een uitdaging op het gebied van vitaliteit. Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers bij alle mogelijkheden die er zijn ook de gezonde keuzes maken? Wisselen ze werk en ontspanning voldoende af, nemen ze voldoende pauze, gaan ze rustig eten, halen ze op tijd een frisse neus? De kans bestaat dat men overvolle dagen op kantoor gaat afwisselen met relatief rustige dagen elders of thuis. In Het Nieuwe Werken concept zitten veel mogelijkheden om meer vitaliteit te stimuleren, de kunst is nog om ze goed te benutten.

Sociale cohesie en samenwerken kun je faciliteren met een aantrekkelijke werkomgeving. Dat bleek in de praktijk niet genoeg te zijn. We hebben ervan geleerd dat je ontmoeten en samenwerken ook moet organiseren. Voor iedereen geldt bij een verandering als Het Nieuwe Werken: Met informeren en faciliteren ben je er niet! Gedrag blijvend veranderen is lastig en daar moet je meer voor doen. Sturen en bijsturen blijkt toch noodzakelijk te zijn. In de opleiding en introductieperiode van nieuwe medewerkers  moet vooral aandacht worden besteed aan het begeleiden en sturen in de gewenste richting, waarbij we aansluiten op de kernwaarden die we belangrijk vinden. Leidinggevenden hebben een belangrijke voorbeeldrol.
De eigen verantwoordelijkheid op het gebied van Arbo werkt goed. We hebben een actief beleid en medewerkers zijn volwassen genoeg om hun eigen verantwoordelijkheid op te pakken om verantwoord en gezond te werken.
Al met al is het invoeren van Het Nieuwe Werken meer dan een eenmalige actie. Het is een veranderingsproces wat ook na de inhuizing continue aandacht nodig heeft. De cultuurverandering, die Het Nieuwe Werken met zich mee brengt, heeft een aantal jaren nodig om te beklijven.

Het Nieuwe Werken of Slimmer Werken?
Slimmer Werken is de term die sinds 2 jaar bij VGZ wordt gebruikt voor Het Nieuwe Werken. De inrichting is meer afgestemd op de werkzaamheden. Inmiddels is op het VGZ-kantoor in Eindhoven een flexibel en taak-gerelateerd kantoorconcept ingevoerd. Voor implementatie van Slimmer Werken is meer nodig, met name op het gebied van HR- en ICT-aspecten. Het succes hangt veelal af van de nauwe samenwerking tussen HR, ICT en facility management.
Op basis van de evaluaties gaan we komend jaar hernieuwde aandacht aan ‘Slimmer Werken’ geven en waar het nodig is verbeteringen doorvoeren. De keus die we gemaakt hebben om Het Nieuwe Werken in te voeren is een goede keus geweest!

Auteur: Huub Pennock