80/20 regel

Om onnodige lichamelijke en mentale belasting  te voorkomen, moeten gebruikers niet meer informatie krijgen dan ze doorgaans nodig hebben. Informatieschermen binnen software worden vaak bedacht door technische ontwerpers, of klakkeloos geïmplementeerd vanuit de eis dat ‘de gebruiker alle gegevens moet kunnen zien en aanpassen’. Dit leidt tot programma’s en invulformulieren waar je alles kunt doen, ook al is in 80% van de gevallen maar 20% van de mogelijkheden nodig. In zo’n geval is het beter om een beperkter scherm te ontwerpen, zodat de gebruiker alleen nog de meest gebruikte 20% ziet.

Probleem herkennen

De volgende problemen duiden erop dat een programma gebruikers onnodig lichamelijk of mentaal belast door te uitgebreide informatie- of invulschermen:

• Werknemers geven aan maar een paar datavelden te gebruiken of veel informatie op het scherm nooit te zien.
• Veel velden zijn leeg of hebben erg vaak dezelfde standaardwaarden (default).
• Werknemers drukken veel op <Tab> of <Return> om velden over te slaan.
• Op het scherm staan veel objecten die niet nodig zijn voor de taak, zoals klokjes, logo’s of versienummers. Of alle toeters en bellen van de internetbrowser zijn zichtbaar, terwijl het gaat om een intranetapplicatie.
• De rangschikking van velden ziet eruit alsof het gaat om 1-op-1 weergaven van gegevensbestanden.
• Een paar voorbeelden om te herkennen of hier veel verbetering is te halen:
• Veel knoppen worden zelden gebruikt, terwijl er geen plek is voor andere knoppen die wél vaak nodig zijn;
• Werknemer moet door meer dan 10 velden stappen om er maar echt 2 in te vullen;
• De werknemer moet scrollen, vanwege allerlei objecten op het scherm die niet nodig zijn;
• Er staan meer dan 30 knoppen voor het uitvoeren van taken op het scherm;
• Op het scherm staan overbodige objecten, zoals een klokje met secondewijzer.

Tips

Voor degene die verantwoordelijk is voor het schermontwerp

• Ken de nadelen en risico’s van onnodig uitgebreide informatie- en invulschermen.
  • Als gebruikers van een programma van alles waarnemen wat ze niet nodig hebben, is dat mentaal belastend.
  • Het is fysiek belastend om bij het invoeren van gegevens onnodige velden te moeten doorlopen. Ook is de tijd die hieraan besteed wordt niet productief.
  • Gebruikers ontwikkelen automatismen die gemakkelijk tot fouten kunnen leiden. Zoals ‘standaard vijf keer op <tab> drukken’ of ‘nooit rechts bovenin kijken omdat daar in 98% van de gevallen nutteloze informatie staat’.

• Kijk kritisch naar de meest gebruikte schermformulieren: daar is de meeste productiviteitswinst en gebruiksvriendelijkheid te behalen. Ga na of één of meer van deze drie oplossingsrichtingen toepasbaar zijn.
  1. Een nieuw efficiënt formulier maken met de meest gebruikte velden. Hiervoor ontwerp je een specifiek scherm met beperktere en efficiëntere functionaliteit voor veelvoorkomende taken. Via het menu of een knop (“uitgebreid” of “volledig”) kan de gebruiker alsnog het oude, volledige scherm kan oproepen als dat nodig is (zie voorbeeld plaatje 1 en 2 in het voorbeeld hieronder).
  2. Herschikken in hetzelfde scherm. Hierbij herschik je de velden en informatie zodanig dat de meest gebruikte items het eerst aan bod komen. De gebruiker heeft de mogelijkheid het formulier af te sluiten zonder eerst naar het eind te navigeren. <Enter> of <Ctrl+Enter> is hiervoor gebruikelijk (zie voorbeeld plaatje 1 en 3);
  3. Het scherm opschonen. Hierbij verwijder je alle onnodige klokjes, logo’s, serienummers, merknamen en dergelijke.

 

 

1e plaatje: het oorspronkelijke scherm waarvan het laatste veld, de contactdatum, in de praktijk het meest wordt gewijzigd.
2e plaatje: een schermontwerp dat is geoptimaliseerd voor de taak waarvoor meestal slechts drie velden nodig zijn. De knop 'meer’ biedt toegang tot de andere velden als dit incidenteel noodzakelijk is.
3e plaatje: een herschikking, waarbij het meeste gebruikte veld bovenaan staat.

Voor werknemers

• Herken je het probleem van te uitgebreide informatie- of invulvelden? Bespreek dit dan bij voorkeur in een teamoverleg. Je leidinggevende kan dan bekijken of hij hierover contact op kan nemen met ICT om verbetermogelijkheden te bespreken.

Voor leidinggevenden

• Herken je het probleem van te uitgebreide informatie- of invulvelden? Neem dan contact op met ICT om te bespreken of er mogelijkheden zijn om het ontwerp van de schermen aan te passen.