Evenwichtige taakverdeling

Een goede taakverdeling binnen een team of afdeling kan een ongezonde werkdruk en RSI/CANS helpen voorkomen. Bij een goede taakverdeling is het werk gelijkmatig verdeeld over de werknemers. Dit geldt zowel voor de werkhoeveelheid en de moeilijkheidsgraad van het werk als voor de afwisseling van taken.

Waarom

Bij een evenwichtige taakverdeling in het team is er minder kans op ongezonde werkdruk en RSI/CANS, en dus op uitval en verzuimkosten. Ook kunnen werknemers elkaar gemakkelijker onderling vervangen. Beoordeling en verandering van de taakverdeling kosten tijd. Soms is ook een investering nodig in advies, training en voorlichting.

Arbo-effecten

Een evenwichtige taakverdeling verkleint de kans op ongezonde werkdruk en zorgt ervoor dat de capaciteiten van werknemers optimaal worden benut. Werknemers kunnen – als ze daarvoor de capaciteiten hebben – meer taken krijgen toebedeeld.

Winstpunten en investeringen

Winstpunten

Door eenvoudiger onderlinge vervanging bij onder meer drukte, capaciteitsproblemen, vakanties en verzuim, zijn flinke besparingen te realiseren. Door het terugdringen van RSI/CANS en werkdruk wordt tevens bespaard op de verzuimkosten.

Investeringen

Om werknemers in staat te stellen meerdere taken uit te voeren, kunnen extra investeringen in opleidingen nodig zijn. Ook (advies over) beoordeling en verandering van de taakverdeling kan extra kosten met zich meebrengen.

Wettelijke eisen

De leidinggevende zorgt voor een goede verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden in zijn team, waarbij rekening wordt gehouden met de bekwaamheden van de werknemers. Verder vermijdt de leidinggevende monotone arbeid zoveel als redelijkerwijs mogelijk is of, als dat niet mogelijk is, beperkt hij deze.

Aanbevelingen

Werken aan een goede taakverdeling gaat een stuk vlotter als leidinggevenden en werknemers aandacht besteden aan:

  • de motivatie van werknemers voor het uitvoeren van diverse taken en de motivatie om hiervoor de benodigde opleiding(en) te volgen;
  • mogelijkheid (tijd en budget) om diverse taken uit te voeren en de daarvoor benodigde opleidingen te volgen;
  • de evaluatie van een herverdeling, enkele maanden na de invoering ervan om te beoordelen of het doel bereikt is.

Tips

De volgende tips kunnen helpen om de taken beter te verdelen.

Voor werknemers

  • Stel jezelf eens de vraag: welke taken zou je aan je werk willen toevoegen? En wat voor kennis en vaardigheden heb je daarvoor nodig? Stel deze vraag ook eens aan een collega of leidinggevende. Benut vervolgens het werkoverleg of een gesprek met je leidinggevende om suggesties te doen.

Voor leidinggevenden

  • Selecteer samen met werknemers de taken en functies die in aanmerking komen voor herverdeling. Maak vervolgens in overleg met de werknemers een herverdeling.
  • Het gaat hierbij om het zoeken van de juiste mensen voor de juiste taken op basis van capaciteiten en competenties en het eerlijk verdelen van de hoeveelheid werk over de werknemers. Invoering van Het Nieuwe Werken kan aanleiding zijn om de taakverdeling opnieuw tegen het licht te houden. Werknemers die bijvoorbeeld vaak op kantoor zijn, krijgen vaak te maken met vragen van collega’s die weinig op kantoor zijn.
  • Indien nodig kan een A&O-deskundige of ergonoom ondersteunen bij het aanpassen van de taakverdeling.
  • Houd waar mogelijk rekening met verschillen tussen werknemers op het gebied van individuele ambities, belastbaarheid en mogelijkheden.
  • Een taakverdeling die op termijn gelijkmatig verdeeld blijft is een illusie. Door organisatieverandering, verlof, invoering van Het Nieuwe Werken en veranderingen in de hoeveelheid werk per taak kan de taakverdeling gemakkelijk (weer) scheef groeien. Door flexibiliteit in te bouwen in de uitvoering (taken kunnen door meerdere werknemers uitgevoerd worden) kan dit goed opgevangen worden.