Pas als software in gebruik wordt genomen, ervaren gebruikers hoe het is om er dagelijks mee te werken. Vaak gaat de ene gebruiker handiger om met de software dan de andere, en kunnen gebruikers dus op het gebied effectief en efficiënt gebruik van elkaar leren. Daarnaast komen soms na ingebruikname hinderlijke ontwerpfouten tevoorschijn, die relatief snel zijn aan te passen. Door met gebruikers geregeld gestructureerd bij elkaar te zitten is het gebruik te optimaliseren.
Probleem herkennen
De volgende zaken duiden erop dat een softwareprogramma gebruikers lichamelijk en mentaal belast omdat het gebruik nog niet is geoptimaliseerd:
- De software is nieuw en gebruikers weten nog niet precies hoe die werkt.
- Er zijn grote verschillen in de manier waarop gebruikers met het programma omgaan en met name in de tijdsduur van taken.
- Gebruikers benutten lang niet alle mogelijkheden van de software.
Tips
Voor leidinggevenden
- Kom bij ingebruikname van nieuwe software of grote aanpassingen in bestaande software in het begin regelmatig met alle gebruikers bij elkaar. Neem de taakuitvoering door en deel handige tips met elkaar. Herhaal dit daarna met enige regelmaat.
- Zorg voor uiteenlopende instructies voor nieuwe, onervaren gebruikers en ervaren gebruikers. Beginnende gebruikers hebben vaak vooral behoefte aan instructie over correcte taakuitvoering met het programma. Gevorderde gebruikers willen op een gegeven moment weten hoe ze een taak efficiënter kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld met sneltoetsen in plaats van de muis, of door een reeks handelingen te automatiseren met een ‘opgenomen’ macro.
- Laat zo af en toe een buitenstaander of expert meekijken bij gebruikers. Zo iemand merkt vaak andere zaken rond effectief en efficiënt gebruik op. Vaak gaat het daarbij om kleine handigheidjes, die bij regelmatig gebruik zinvol zijn toe te passen.
-
- Bijvoorbeeld: bij vaak openen bestand kan dat met <Ctrl + O> in plaats van drie keer een oog-hand coördinatie en muisklik.
- Check met de werknemers of er frequente (combinaties van) handelingen zijn in teksten of spreadsheets. Deze zijn vaak eenvoudig met toetsmacro’s in te stellen. Er bestaan ook programma’s voor toetsmacro’s die overkoepelend tussen en in verschillende applicaties kunnen werken. Bijvoorbeeld macro express van office, AutoHotkey, HotkeyBind en DoItAgain.
Voor arboprofessionals
- Geef teams die nieuwe software in gebruik nemen de tip om in het begin regelmatig bij elkaar te komen. Zo kunnen gebruikers de taakuitvoering doornemen en handige tips met elkaar delen.
Voor ICT
- Geef teams bij het opleveren van nieuwe software of grote aanpassingen de tip om in het begin regelmatig bij elkaar te komen. Zo kunnen gebruikers de taakuitvoering doornemen en handige tips met elkaar delen.
- Richt de ‘Help’ functie in op verschillende niveaus van vragen:
- Taakconcept: hoe is de flow, welke functies bevat het programma?
- Toelichting: wat betekenen de verschillende termen?
- Uitleg per schermformulier.
- Overzicht van sneltoetsen.
- Tips voor gevorderden.
Zorg dat contextgevoelige ‘Help’ gemakkelijk is op te vragen. Dit wil zeggen dat <F1> direct naar het stuk help moet springen dat hoort bij het betreffende formulier of veld.
