Werknemers in de verzekeringsbranche zijn in hun dagelijks werk veelvuldig met computers in de weer. De hierbij gebruikte software heeft tot doel het werk sneller en gemakkelijker te maken. Deze doelen zijn moeilijker te bereiken naarmate de processen complexer worden en meer werknemers van de software gebruikmaken. Software is vaak nog gebruiksvriendelijker te maken. Zulke verbeteringen maken computerwerkzaamheden gezonder en zorgen voor een hogere productiviteit. Bij het in kaart brengen van mogelijkheden voor verbetering kan gebruik worden gemaakt van checklisten, instrumenten en advies van deskundigen. Op basis van de informatie die dit oplevert zijn gestructureerde verbeteringen mogelijk.
Plus en min
| + | – |
| Verbetering van bestaande software verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening. | Beoordeling en aanpassing van software vergen allebei investeringen. De omvang hiervan kan sterk per situatie uiteenlopen. |
| Werknemers kunnen prettiger en sneller werken. Hun productiviteit ligt hoger. Omdat ze minder fouten maken, neemt de kans op irritatie af. | Voor een eerste check of de beoordeling van zeer eenvoudige software bestaan korte vragenlijsten die werknemers zelf invullen. De kosten van een usability scan door een deskundige beginnen bij ongeveer € 2.000.
|
| De kans op RSI/CANS, een hoge werkdruk en het bijbehorende ziekteverzuim is kleiner.
|
De kosten terugverdienen gaat sneller naarmate het aantal gebruikers groter is. Dit kan kleinere organisaties weerhouden van investeringen. |
Wettelijke eisen
Software dient aan de volgende ergonomische eisen te voldoen:
- De software is aangepast aan de te verrichten taak.
- De software is gemakkelijk te gebruiken en aan te passen aan het kennis- en ervaringsniveau van de gebruiker.
- De software verschaft de gebruiker gegevens over de werking ervan.
- De software maakt informatie zichtbaar in een vorm en een tempo die zijn aangepast aan de gebruiker.
Aanbevelingen
Bij een verbetertraject voor het verbeteren van bestaande software is het wenselijk dat:
- meerdere gebruikers(groepen) betrokken worden bij de beoordeling;
- gebruikers, de ICT-verantwoordelijken én het lijnmanagement direct betrokken worden bij het verbetertraject, zodat er in de organisatie voldoende draagvlak aanwezig is om verbeteringen ook daadwerkelijk door te voeren.
Tips
Voor werknemers
- Het gebruiksvriendelijk maken van software van Microsoft (Word en Excel) is eenvoudig door standaard sneltoetsen en/of zelf in te stellen sneltoetsen te gebruiken. Zie hiervoor ook de oplossing gebruik van sneltoetsen.
Voor leidinggevenden
- Maak afspraken met de ICT-afdeling zodat die na beoordeling van de software ook daadwerkelijk eventuele verbeteringen kan doorvoeren.
- Betrek de gebruikers bij het beoordelen van de software. Zo ontstaat er meteen voldoende draagvlak voor het aanbrengen van verbeteringen.
Extra info
Het beoordelen van software op gebruiksvriendelijkheid kan op verschillende manieren. De onderstaande mogelijkheden beginnen bij snelle, gemakkelijke en goedkope mogelijkheden en eindigen bij uitgebreide, kwalitatief hoogstaande maar daarom tevens moeilijker en kostbaardere oplossingen.
-
Laat een deskundige een quickscan uitvoeren. Dit kost doorgaans 1 à 2 dagen.
-
Een uitgebreidere methode om software ergonomisch te beoordelen is Scoren met software. De methode is voorzien van een handleiding. Ook is van de toepassing een voorbeeldproject beschreven. Wie zelf met deze methode aan de slag wil gaan, kan een cursus van één dag volgen via Stichting Ergonomie Opleidingen Nederland (EON).
-
Zogeheten usability experts kunnen grotere en/of ingewikkelde softwarepakketten beoordelen. Grote verzekeraars hebben deze specialisten wellicht zelf in huis. Bedrijven als ErgoS en vhp-ergonomie kunnen hierbij ondersteunen.
Best practice
Bij een zorgverzekeraar is de methode ‘scoren met software’ succesvol toegepast. Klik hier voor een beschrijving van de pilot.
