Leidinggeven op afstand komt steeds meer voor, bijvoorbeeld bij tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW). Deze manier van leidinggeven is anders dan bij traditioneel kantoorwerk. Mensen aansturen zonder dat je ze fysiek ziet, begint met vertrouwen en loslaten. De focus ligt op het bereiken van de gewenste resultaten, en waar nodig of gevraagd meedenken om problemen te voorkomen of knelpunten op te lossen. Coachende vaardigheden zijn hierbij een belangrijke voorwaarde voor succes.
Waarom?
Als werknemers altijd op kantoor zijn, kunnen leidinggevenden hen direct aansturen in hun taken. Kunnen werknemers in grote mate zelf bepalen waar en wanneer ze werken, dan vervalt deze optie. Leidinggeven aan zulke werknemers doet daarom vaak een beroep op andere competenties. Vertrouwen geven, controle en toezicht loslaten en meer op resultaten sturen worden belangrijker. In de praktijk vraagt dit voor een aantal leidinggevenden om een andere manier van leidinggeven dan wanneer werknemers op hun vaste werkplek en vaste tijden aan het werk zijn.
Deze eisen stelt de wet
’De werkgever voert, binnen het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid, een beleid gericht op voorkoming en indien dat niet mogelijk is beperking van psychosociale arbeidsbelasting.’
Dit zijn goede aanvullingen
De essentie van leidinggeven is coachen en vertrouwen geven, waarbij je anderen stimuleert in hun kwaliteiten. Bij werken op een ander tijdstip of een andere locatie betekent dit dat de leidinggevende in de basis vertrouwen moet hebben en geven. En dat hij richting geeft, randvoorwaarden stelt en waar nodig waarde toevoegt. Van werknemers vraagt het dat ze in reactie op de ruimte die hun leidinggevende geeft hun verantwoordelijkheid nemen. Bij een goede invulling is deze manier van samenwerken altijd prettig en gezond voor beide partijen. Of dit nu binnen of buiten de sfeer van TPOW gebeurt maakt feitelijk niet uit. Bedenk dat je op kantoor ook niet altijd weet wat iemand aan het doen is. En dat fysieke aanwezigheid geen garantie is voor productiviteit.
Praktische tips voor leidinggevenden
Onderstaande tips zijn ter inspiratie om te kijken waar je jezelf kunt verbeteren.
- Werknemers zijn bij TPOW wisselend op kantoor, thuis of elders aan het werk. Er is dan een grotere kans op minder contact en cohesie. Maak goede afspraken over de mate waarin werknemers elders werken. Zijn er bepaalde momenten of dagen dat werknemers op kantoor moeten zijn voor bijvoorbeeld overleg of ontmoetingen? Zijn er afspraken over de bereikbaarheid en hoe dat zichtbaar is in de agenda?
- Maak duidelijke afspraken over resultaten en maak werknemers hier mede-eigenaar van. Maak je verwachtingen zo concreet mogelijk.
- Durf erop te vertrouwen dat werknemers vanuit hun vakmanschap de juiste kwaliteit kunnen leveren. Dit betekent niet dat je alle controle afschaft. Wel dat je het meer hebt over de voortgang en tussenresultaten.
- Help als leidinggevende door regelmatig met alle teamleden kort te overleggen waar ze tegenaan lopen. Zorg ervoor dat je weet wat bij je werknemers de meeste prioriteit heeft. Op die manier kun je ze op afstand helpen om optimaal te presteren.
- Zorg er ook voor dat iedereen weet wat in het team de meeste prioriteit heeft. Zo kunnen collega’s elkaar helpen en ondersteunen.
- Doe ook eens een call & coffee waarbij het even niet over werk gaat. Of begin een 1 op 1 overleg hiermee.
- Blijf benaderbaar. Op afstand werken kan eenzaam zijn, met name voor mensen die de steun van en interactie met collega’s nodig hebben. Dit geldt bijvoorbeeld voor veel nieuwe medewerkers. Zij kunnen zich geïsoleerd voelen en zullen minder snel hulp en advies vragen aan andere teamleden wanneer er sprake is van een fysieke afstand.
- Spreek werknemers erop aan als ze zich niet houden aan de afspraken. Werknemers die zich er wel aan houden verwachten dit ook van je. Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld en sta ervoor open dat teamleden jou ook aanspreken op je gedrag.
- Een werkplek thuis of elders kan demotiverend zijn voor werknemers die sturing in hun dagelijkse activiteiten missen. Maak tijd vrij om deze collega’s te begeleiden en activiteiten, doelen en deadlines opnieuw te definiëren.
- Als leidinggevende vergader je ook op afstand. Maak duidelijke afspraken over gedrag tijdens dit soort vergaderingen. Inclusief achtergrondruis, gesprekken met anderen, focus op de vergadering en duidelijk en rustig praten. Spreek onderling af wat je behandelt per mail, telefoon of app en wanneer je een gedeeld document laat rondgaan.
- Werknemers krijgen bij TPOW vaak meer regelmogelijkheden. Hierdoor neemt het belang van de competenties plannen, organiseren en zelfstandig werken toe. Sommige werknemers hebben daarin begeleiding, coaching of praktische training nodig.
- Je bent er niet voor niets als leidinggevende. Je wilt weten wat er goed gaat en wat er beter kan, zodat je waar nodig kunt faciliteren en bijsturen. Goede vragen om het gesprek te faciliteren voor ‘verbinding’ en ‘contact’: ‘Hoe gaat het met je?’ ‘Hoe is je balans werk-privé?’ ‘Hoe ervaar je het contact met collega’s?’ ‘Red je het in je thuisomgeving?’ ‘Lukt het met de planning?’ ‘Lukt het om voldoende pauzes te nemen?’ ‘Waar heb je nog behoefte aan?’
- Als leidinggevende kun je een training volgen in andere manieren van controle en toezicht, omgaan met vertrouwen en meer sturen op resultaat.
- Wees je bewust van je voorbeeldrol tegenover werknemers. Voorbeeld doet volgen, zowel bij constructief als destructief gedrag.
Tips voor werknemers
- Je hebt je leidinggevende nodig om goed te kunnen presteren. Zijn er problemen in de samenwerking? Probeer ze dan te benoemen, de oorzaken te begrijpen en een aanpak te bedenken. Op leren.nl kun je een gratis online training volgen, die je helpt je leidinggevende beter te begrijpen. En waarin je praktische tips krijgt.
- Om leiding te kunnen ontvangen, heb je regelmatig contact nodig met je leidinggevende. Hoe vaak heb jij contact en hoe vaak heb je het nodig? Bespreek dit met je leidinggevende als dat nodig is, zodat hij weet wat jouw behoeftes hierin zijn.
