Een visie op tijd- en plaatsonafhankelijk werken beschrijft wat TPOW inhoudt, wat het bedrijf van TPOW vindt en waar het naar toe wil op dit terrein. Ook maakt een visie helder welk gedrag het bedrijf van zijn werknemers en leidinggevenden verwacht. De visie is het vertrekpunt voor het beleid en versterkt de acceptatie en het draagvlak ervan. Een beleidsmatige aanpak beschrijft vervolgens hoe de diverse partijen in een voor iedereen herkenbare cyclus werken aan verbetering.
Waarom?
Een heldere visie en een goed doordacht beleid vormen randvoorwaarden om TPOW met succes te bevorderen en tekortkomingen effectief aan te pakken. Ze zorgen ervoor dat iedereen weet wat de organisatie met TPOW wil bereiken en hoe zij dit doel wil realiseren. Dit voorkomt lukrake investeringen en acties. Ontwikkeling en implementatie van een visie en beleid kosten allebei tijd.
Wettelijke eisen
De Arbowet verplicht bedrijven om de risico’s op het gebied van TPOW te beoordelen in de (eveneens verplichte) risico-inventarisatie en -evaluatie en op basis hiervan maatregelen te nemen. Hierbij moet de werkgever bijzondere aandacht besteden aan werknemers die (mogelijk) een verhoogd risico lopen. Denk bijvoorbeeld aan werknemers voor wie het lastig is de eigen werkzaamheden te sturen, of die gemakkelijk in een sociaal isolement kunnen raken. Alle werknemers die met TPOW te maken hebben, horen voorlichting en onderricht te krijgen over de risico’s en over de maatregelen die deze risico’s moeten voorkomen of beperken. Werknemers horen naar vermogen zorg te dragen voor hun eigen veiligheid en gezondheid en die van anderen. Ook zijn ze verplicht om hun werkplek op een gezonde manier te gebruiken en beeldschermwerk op gezette tijden af te wisselen met andersoortig werk of met een pauze.
Dat houdt het volgende in
- Het bedrijf beschikt over een beleidsmatige aanpak die de praktische uitwerking is van een eerder geformuleerde visie op het gebied van (in dit geval) TPOW. In de beleidsmatige aanpak beschrijft het bedrijf hoe het systematisch de in de visie geformuleerde doelen wil bereiken.
- Bij het opstellen en uitvoeren van de beleidsmatige aanpak werkt het bedrijf volgens de wettelijke arbobeleidscyclus, die bestaat uit de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak. Basiskenmerken van een beleidscyclus voor gezond beeldschermwerk zijn:
- beschrijving van te nemen maatregelen (hierbij vormen de maatregelen van de arbocatalogus een prima optie);
- evaluatie van de genomen maatregelen;
- inventarisatie van de risico’s;
- aanpassing van de RI&E of het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) op TPOW;
- periodieke herhaling van de voorgaande stappen (beleid maken is niet eenmalig, maar vraagt om voortdurende aanpassingen aan de ontwikkelingen en de stand der techniek);
- uitvoering van de gekozen maatregelen.
- Bij thuiswerkplekken hoort de werkgever met behulp van de RI&E na te gaan of de werknemer een geschikte werkplek heeft. Dat kan op verschillende manieren:
- de thuiswerkplek (laten) inrichten volgens de arbonormen;
- de medewerker een enquête laten invullen;
- de thuiswerkplek met toestemming van de werknemer laten checken door een deskundige. Dit laatste kan soms ook aan de hand van een foto;
- de werknemer zelf de controle laten uitvoeren aan de hand van een checklist, of een vragenlijst. Bijvoorbeeld de KANS-test van de vereniging van universiteiten.
Dit zijn goede aanvullingen
- Een gezamenlijk geformuleerde visie met aandacht voor nut en noodzaak versterkt het draagvlak voor en de acceptatie van het beleid. Steun van het hogere en lijnmanagement voor de beoogde visie heeft een actievere inzet tot gevolg.
- Ook opname van TPOW in één of meer andere beleidscycli kan de kans op succes vergroten. Denk bijvoorbeeld aan een periodiek terugkerend onderzoek naar KANS (Klachten Arm, Nek of Schouder) of een beleid voor meubilair, computers en hulpmiddelen voor de thuiswerkplek.
- Geef ook voldoende aandacht aan sociaal isolement van werknemers, omdat ze minder op kantoor zijn. Dit is op te vangen door meer aandacht te schenken aan de sociale kant van werken en een kantoorinrichting die ontmoetingen ondersteunt.
- Is er een vorm van TPOW die niet bevalt? Maak dan een goede analyse. Laat hierin duidelijk naar voren komen wat het verschil is tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Dit maakt duidelijk op welke onderdelen, in welke volgorde of in welke samenhang verbeteringen nodig zijn. Neem hierbij alle relevante perspectieven mee, zoals visie en beleid, leidinggeven, ICT, gebouwinrichting, meubilair, geluidshinder en klimaat.
Tips
- In een visie op TPOW is het goed om vast te stellen wat voor vormen van TPOW het bedrijf wel of juist niet in zijn organisatie wil hebben.
- In de keuze is het goed om te weten dat een open cultuur, waarin vertrouwen, informatie delen en in netwerkverband samenwerken centraal staan, belangrijk is voor het invoeren van TPOW.
- Stimuleer bij TPOW een managementstijl waarbij leidinggevenden werknemers aansturen op basis van vertrouwen. Ga het gesprek aan met leidinggevenden die blijven hangen in een traditionele manier van leidinggeven, die zich kenmerkt door supervisie, controle en correctie.
- Een kantoor geschikt maken voor TPOW houdt meer in dan alleen een paar wanden verplaatsen. Als één perspectief te veel de overhand krijgt, leidt dat in de praktijk tot belangrijke tekorten vanuit andere perspectieven. Zorg voor een goede balans tussen architectuur, facilitair, akoestiek, klimaat en ergonomie. En zorg voor een gedegen taakanalyse voordat ruimtes worden ingedeeld. Zo borg je dat er voor alle soorten taken voldoende ruimtes ter beschikking staan.
- De volgende valkuilen bij het creëren van flexplekken komen in de praktijk veel voor en zijn met een goede visie en beleid te voorkomen:
- Mooie ruimtes, maar niet functioneel
- Te weinig concentratieplekken
- Te weinig plekken op drukke dagen
- Ontmoeting wordt niet gefaciliteerd
- Te weinig vergaderruimten
- Versterking van geluidshinder door onvoldoende aandacht voor akoestiek
- Te veel werknemers in één ruimte
- Communicatie- en concentratietaken in dezelfde ruimte
- Onvoldoende mogelijkheden om per werkplek het klimaat te regelen, of te veel tocht in open ruimtes
- Meubilair te weinig instelbaar voor de variatie in populatie.
