Eenduidige verwachtingen

Als er eenduidigheid is op een afdeling, weet iedereen waar hij aan toe is en wat er van hem wordt verwacht. Eenduidigheid begint met het verduidelijken van verwachtingen. Dit voorkomt teleurstellingen en zorgt ervoor dat iedereen weet waar hij aan toe is. Eenduidigheid van verwachtingen vergt niet alleen heldere communicatie van de leiding naar de werknemers, maar ook omgekeerd en tussen werknemers onderling.

Waarom?

Eenduidigheid vermindert tijdverlies, ergernissen en misverstanden. En het verhoogt de productiviteit en de kwaliteit. Het verbeteren van de eenduidigheid vraagt om met elkaar te investeren in heldere communicatie en daar een gewoonte van te maken.

Wettelijke eisen

De leidinggevende voert binnen zijn arbeidsomstandighedenbeleid een beleid dat is gericht op het voorkomen van te hoge werkdruk. Als voorkomen niet mogelijk is, wordt ernaar gestreefd de werkdruk zoveel mogelijk te beperken.

Aanbevelingen

Werknemers en leidinggevenden die moeite hebben helder en eenduidig te communiceren en hun verwachtingen duidelijk te maken, kunnen een training volgen om hun wijze van communiceren en samenwerken te verbeteren. Een vrijblijvend voorbeeld van zo’n training is te vinden op howcompany.nl.

Tips

Onderstaande tips kunnen helpen om eenduidige communicatie te bevorderen.

  • Eenduidigheid gaat verloren als niet alle onderdelen van een boodschap zijn gecommuniceerd. Let er daarom op dat ‘waarden’ concreet worden gemaakt. Enkele voorbeelden van boodschappen die eenduidigheid missen en daardoor op meerdere manieren kunnen worden geïnterpreteerd:
    • ‘Ik wil een professioneel rapport.’ Bestaat dat uit twee of twintig A4-tjes, met of zonder inhoudsopgave, in globale bewoordingen of met voetnoten en verwijzingen?
    • ‘Vanaf nu wil ik een goede samenwerking.’ Wat moet de ander nu doen om te zorgen voor een goede samenwerking?
    • ‘We gaan voor het bedrijfsuitje morgen naar een prima film.’ Wat is dan een prima film? Is die film romantisch, een drama of juist actiegericht?
  • Besef als zender dat anderen de precieze bedoeling van een boodschap pas begrijpen als die concreet is gemaakt. Maak aanbevelingen of verlangens, zoals professionaliteit, daarom zo specifiek mogelijk door tijd, aantal en andere concrete zaken te noemen. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil over 5 dagen een professioneel rapport over onderwerp X. Dit wil zeggen dat het eerst een analyse geeft over het afgelopen jaar, waarbij de omzet van de vier kwartalen wordt vergeleken. Daarna wordt een prognose gegeven voor het komend jaar. Het rapport is acht à tien A4-tjes lang en begint met een samenvatting van ongeveer een half A4-tje.
  • Vraag als ontvanger van boodschappen door op ‘waarden’ die op verschillende manieren kunnen worden ingevuld. Bijvoorbeeld als om een professioneel rapport wordt gevraagd: hoeveel pagina’s moet een goed rapport bevatten, moet er een inleiding of begeleidende brief bij en wat is het doel ervan?