Een goede taakverdeling binnen een team of afdeling kan een ongezonde werkdruk en RSI/CANS helpen voorkomen. Bij een goede taakverdeling is het werk gelijkmatig verdeeld over de werknemers. Dit geldt zowel voor de hoeveelheid werk en de moeilijkheidsgraad van het werk als voor de afwisseling van taken.
Waarom?
Een evenwichtige taakverdeling verkleint de kans op ongezonde werkdruk en daarmee op verzuimkosten. Beoordelingen en veranderingen van de taakverdeling brengen tijd en wellicht kosten met zich mee. Werknemers hebben daarbij wellicht ook training en coaching nodig.
Wettelijke eisen
De leidinggevende zorgt voor een goede verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden in zijn team, waarbij rekening wordt gehouden met de bekwaamheden van de werknemers. Verder vermijdt de leidinggevende monotone arbeid zoveel als redelijkerwijs mogelijk is of, als dat niet mogelijk is, beperkt hij deze.
Aanbevelingen
Werken aan een goede taakverdeling gaat een stuk vlotter als leidinggevenden en werknemers aandacht besteden aan:
- de motivatie van werknemers voor het uitvoeren van diverse taken en de motivatie om hiervoor de benodigde opleiding(en) te volgen;
- mogelijkheid (tijd en budget) om diverse taken uit te voeren en de daarvoor benodigde opleidingen te volgen;
- de evaluatie van een herverdeling, enkele maanden na de invoering ervan om te beoordelen of het doel bereikt is.
Tips
De volgende tips kunnen helpen om de taken beter te verdelen.
Voor werknemers
- Stel jezelf eens de vraag: welke taken zou je aan je werk toe willen voegen? En wat voor kennis en vaardigheden heb je daarvoor nodig? Stel deze vraag ook eens aan een collega of leidinggevende. Benut vervolgens het werkoverleg of een gesprek met je leidinggevende om suggesties te doen.
Voor leidinggevenden
- Selecteer samen met werknemers de taken en functies die in aanmerking komen voor herverdeling. Maak vervolgens in overleg met de werknemers een herverdeling.
- Het gaat hierbij om het zoeken van de juiste mensen voor de juiste taken op basis van capaciteiten en competenties en het eerlijk verdelen van de hoeveelheid werk over de werknemers. Invoering van Het Nieuwe Werken kan aanleiding zijn om de taakverdeling opnieuw tegen het licht te houden. Werknemers die bijvoorbeeld vaak op kantoor zijn, krijgen vaak te maken met vragen van collega’s die weinig op kantoor zijn.
- Een belangrijke basis voor het aanpassen van de taakverdeling is een overzicht van de benodigde competenties en aanwezige competenties. Investeer waar dit nog niet passend is in opleiding, training, begeleiding of een inwerkprogramma.
- Indien nodig kan voor deze puzzel een arbeids- en organisatie(A&O)-deskundige of ergonoom ondersteunen bij het aanpassen van de taakverdeling.
- Houd waar mogelijk rekening met verschillen tussen werknemers op het gebied van individuele ambities, belastbaarheid en mogelijkheden.
- Een taakverdeling die op termijn gelijkmatig verdeeld blijft is een illusie. Door organisatieverandering, verlof, invoering van Het Nieuwe Werken en veranderingen in de hoeveelheid werk per taak kan de taakverdeling gemakkelijk (weer) scheef groeien. Door flexibiliteit in te bouwen in de uitvoering (taken kunnen door meerdere werknemers uitgevoerd worden) kan dit goed opgevangen worden.
