De oorzaken van ongezonde werkdruk kunnen liggen op vier niveaus. Onderstaand model voor de aanpak van werkdruk illustreert dit. Op elk van deze niveaus zijn oplossingen mogelijk. De oorzaken en oplossingen kunnen zich voordoen op:
- Beleidsniveau;
Een gedegen beleid schept de voorwaarden voor goede oplossingen op de andere niveaus. Want op het beleidsniveau worden afspraken gemaakt over bijvoorbeeld het gebruik van de arbocatalogus, de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), het plan van aanpak, procedures voor uitval door te hoge werkdruk en de manieren waarop een team ongezond hoge werkdruk kan aanpakken.
Duidelijke afspraken
Op dit niveau worden nog geen concrete maatregelen genomen. Wel worden duidelijke afspraken gemaakt op basis van relevante gegevens. Deze afspraken zijn nodig om op de andere niveaus maatregelen te kunnen uitvoeren. - Mensniveau;
Op mensniveau gaat het om de mensen in het verzekeringsbedrijf – de werknemers en leidinggevenden – en de manier waarop zij samenwerken.
Kennis, vaardigheden, ondersteuning
Werknemers hebben minder snel last van werkdruk, als zij voldoende kennis en vaardigheden hebben en als zij de juiste ondersteuning krijgen. Ook de manier waarop zij omgaan met problemen en gebeurtenissen (coping) is van belang. Leidinggevenden kunnen de werkdruk bij werknemers terugdringen door hen op de juiste manier aan te sturen en te ondersteunen.Omgang
De manier waarop werknemers en leidinggevenden met elkaar omgaan is ook om andere redenen van belang. Zelfs als er op alle andere niveaus geen problemen zijn die de werkdruk vergroten, kan de werkdruk door knelpunten in de omgang alsnog torenhoog oplopen. Bij de omgang spelen communicatiestijlen, verwachtingen en teleurstellingen en het al dan niet opzoeken van conflicten een belangrijke rol.Samenvattend: werknemers moeten de juiste houding en vaardigheden hebben, leidinggevenden moeten hun werk op de juiste manier doen en beide groepen moeten constructief samenwerken. Dan ervaren werknemers een lagere werkdruk en kunnen de oorzaken van werkdruk beter worden aangepakt.
- Organisatieniveau;
Afspraken op organisatieniveau hebben betrekking op de manier waarop het werk kan worden uitgevoerd. Het gaat hierbij om een breed spectrum van afspraken op de werkvloer die ertoe leiden dat het werk zo effectief en efficiënt mogelijk wordt uitgevoerd en dat de werkdruk gezond blijft.
Werkdrukrisico’s
Worden op dit niveau geen goede afspraken gemaakt of worden deze niet goed uitgevoerd, dan kan dat de werkdruk voor betrokken werknemers en leidinggevenden sterk verhogen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als het met de planning verkeerd is gegaan, werknemers niet goed zijn ingewerkt of als er verstoringen in het dagelijks werk optreden.Snel te realiseren
Verbeteringen op organisatieniveau zijn relatief snel te realiseren en kunnen grotendeels op afdelingsniveau worden ingevuld. - Ontwerpniveau.
Het fundament van de aanpak van werkdruk is het ontwerpproces. Dit fundament bepaalt in hoge mate wat daarna de mogelijkheden zijn. Voor de aanpak van werkdruk is het ontwerpen van functies en software van belang.
Door in de ontwerpfase (nog beter) rekening te houden met mogelijkheden en beperkingen van werknemers, wordt ongezond hoge werkdruk aan de bron bestreden. Oplossingen op dit niveau hebben dan ook het meest duurzame effect op het voorkomen van ongezond hoge werkdruk.
Vroeg stadium
Belangrijk voor deze oplossingen is wel dat ze vanaf het begin worden meegenomen in het ontwerpproces. Denk bijvoorbeeld aan een organisatieverandering of aan de aanschaf van nieuwe software. De uitdaging is om in een vroeg stadium de juiste personen om tafel te krijgen, zodat zij daadwerkelijk invloed kunnen uitoefenen op het ontwerp. Resultaten die zijn geboekt op dit niveau hebben meestal een structureel en duurzaam karakter.Achteraf ingrijpen kostbaar
Achteraf ingrijpende aanpassingen aanbrengen is op dit niveau vaak niet meer mogelijk, of het kost bijzonder veel geld en inzet. Dit is te vergelijken met het verplaatsen van een buitenmuur van een huis, terwijl het fundament er al ligt. Ook dat is niet mogelijk zonder grote kosten te maken. Achteraf aangebrachte aanpassingen hebben bovendien vaak een beperkte werking.
