Veel werknemers in de verzekeringsbranche hebben de mogelijkheid om deels thuis te werken, al dan niet binnen een beleid voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW). Thuis hebben werknemers meestal niet de beschikking over eenzelfde werkplek als op kantoor. Soms werken mensen thuis zelfs op meerdere plekken. Om gezond te kunnen thuiswerken, moet een thuiswerkplek aan diverse eisen voldoen.
Daarnaast is werkdruk een punt van aandacht. Thuiswerken kan de werkdruk verlagen doordat werknemers geen reistijd hebben en thuis beter gefocust en zonder afleiding van collega’s kunnen werken. Maar verhoging van de werkdruk is ook mogelijk, omdat werknemer het gevoel kunnen krijgen altijd aan het werk en bereikbaar te moeten zijn en omdat ze hun collega’s missen. Als thuiswerken veel online vergaderen met zich meebrengt, kan dit ook een extra belasting opleveren.
Waarom?
Gezond werken op de thuiswerkplek kan de kans op KANS/RSI en stressklachten verminderen en de productiviteit verhogen. Dit geldt vooral als een werknemer op zijn thuiswerkplek meerdere uren per dag beeldschermwerk verricht. Door de mogelijkheid tot thuiswerken ervaren veel werknemers minder werkdruk. Dit komt doordat de autonomie en regelmogelijkheden meestal toenemen. Een of twee dagen per week thuiswerken geeft voor een aantal werknemers ook een hogere productiviteit en een betere werk-privé balans. Maar thuiswerken kan ook juist leiden tot een hogere werkdruk door extra uren werken of het gevoel altijd bereikbaar te moeten zijn. Doordat de werknemer collega’s minder ziet en spreekt, kan hij ook vereenzamen.
Deze eisen stelt de wet
De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek voor zijn werknemers. Deze verplichting geldt ook voor de werkplek thuis.
Bij thuiswerken gelden niet de regels over brandbestrijding, vluchtwegen, nooduitgangen en valgevaar uit het Arbobesluit. Hier heeft de werkgever geen invloed op. Wel gelden de regels over de RI&E, voorlichting, beeldschermwerk, werkdruk en pauzes. Ook de zorgplicht van de werkgever blijft bij thuiswerken onverminderd van kracht.
Dat houdt het volgende in
Als een werknemer meer dan twee uur per dag thuis werkt met een beeldscherm, voldoet zijn beeldschermwerkplek aan de ergonomische richtlijnen. Dat wil zeggen:
- Een stoel die passend is voor de lichaamsmaten van de gebruiker. Dat wil zeggen zithoogte, zitdiepte, rugleuning en armsteunen.
- Een werktafel die groot genoeg is voor het verrichten van de werkzaamheden.
- Bij een desktop: Een beeldscherm dat op de goede afstand, hoogte en kijkhoek staat.
- Bij een laptop:
- een verbinding met een beeldscherm, toetsenbord en muis, bijvoorbeeld via een dockingstation;
- een laptopstandaard die het scherm op de juiste hoogte plaatst én een los aan te sluiten toetsenbord en muis. Hierdoor kunnen toetsenbord, beeldscherm en muis onafhankelijk van elkaar op de beste plek worden geplaatst.
Dit zijn goede aanvullingen
- Gebruik in plaats van een standaard toetsenbord een compact toetsenbord. Dit is kleiner en daardoor gemakkelijker in het gebruik. Let op: De afstand tussen de toetsen moet wel gelijk zijn aan die van een standaard toetsenbord.
- Er zijn lichte en opvouwbare laptopstandaards in de handel die gemakkelijk in een laptoptas passen. Dit is handig voor wie de laptop op meerdere plekken gebruikt en slechts één laptopstandaard heeft.
- Er zijn laptopstandaards in de handel die ook geschikt zijn voor gebruik als documenthouder. Dit is ideaal voor wie tijdens beeldschermwerk geregeld documenten bekijkt.
- Gebruik een draadloos aan te sluiten toetsenbord en muis in plaats van exemplaren die met een USB-stekker moeten worden aangesloten.
Praktische tips
Voor werknemers
- Gebruik je je computer meer dan 2 uur op een dag, gebruik dan de werkplekinstructie om op een gezonde manier te werken.
- Houd bij de keuze voor thuiswerken rekening met het soort werk. Thuis is de ideale plek voor individueel, geconcentreerd werk. Het open kantoor is meer geschikt voor samenwerken en ontmoeten. Collega’s en samenwerking zijn de twee zaken die bij het thuiswerken het meest gemist worden. Videobellen is prima om van huis uit te kunnen vergaderen. Tegelijk is videobellen voor de meeste werknemers een intensieve activiteit. Voorkom als je dit herkent dat je van de ene videocall in de andere valt.
- Je gaat niet meer naar je werk, maar aan het werk. Dat betekent dat de kans ook groter is dat je aan het werk blijft. Wees alert op tijdig stoppen met werk. Vind je dat lastig en ga je steeds te lang door, maak dan met jezelf of je huisgenoten tijdsafspraken of zet een wekker. Een tablet of smartphone is zodanig in te stellen dat hij op bepaalde tijden geen berichten ontvangt. Ook uitzetten is een optie die rust kan creëren. Bij je laptop kan je je notificaties uitzetten.
- Ook bij thuiswerken is het belangrijk voldoende pauzes te nemen. Daar ben je zelf voor verantwoordelijk, want een leidinggevende kan niet met je meekijken en je collega’s roepen je er niet even bij. Realiseer je dan dat je productiviteit na een paar uur werken zonder pauze bijna onmerkbaar afneemt. Gebruik zo nodig een wekker om jezelf aan pauzes te herinneren.
- Laat je niet afleiden door privézaken als je aan het werk bent en maak goede afspraken met je huisgenoten. Je bent wel thuis, maar niet voor alledaagse zaken beschikbaar zoals op een vrije dag. Maak naar je collega’s duidelijk wanneer je wel en niet online bent, collega’s vinden het fijn als ze daarop kunnen vertrouwen.
Voor leidinggevenden
- Thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd, het vraagt om timemanagement en meer discipline. Maak maatwerkafspraken met werknemers die hier moeite mee hebben. Voorkom dat je eigen behoefte aan control leidend is. Vertrouwen geven en durven loslaten zijn voor jou als leidinggevende belangrijke vaardigheden hierin.
- Zorg dat er voldoende laptophulpmiddelen aanwezig zijn (laptopstandaard, toetsenbord en muis).
- Laat een ergonoom, arboadviseur of preventiemedewerker voorlichting geven over de beste manier om met de computer en de hulpmiddelen te werken.
- Spreek in grote lijnen met elkaar af hoe vaak werknemers thuiswerken en hoe vaak ze op kantoor zijn. Maak dit niet te rigide en wijk hier waar nodig per individu licht vanaf.
- Een virtuele ontmoeting is niet hetzelfde als fysieke aanwezigheid. Dit heeft een direct effect op samenwerking en op creativiteit. In levenden lijve brainstormen werkt beter. Organiseer daarom met regelmaat momenten waarop werknemers elkaar op kantoor ontmoeten.
- Videobellen is een veelgebruikte methode om met werknemers die thuis werken te kunnen overleggen. Voor de meeste werknemers is videobellen een intensieve activiteit. Plan na een video belafspraak waar mogelijk een korte pauze in.
- Omdat werknemers er thuis helemaal alleen voorstaan, zijn er twee risico’s. Te lang doorgaan en geen pauzes nemen of te veel afleiding door privézaken. Realistische targets voorkomen dat medewerkers thuis continu aan het werk zijn. Ga op een coachende manier het gesprek aan met de werknemer. Vraag hoe het hem afgaat om thuis te werken, wat er goed gaat en wat er beter kan. Realiseer je dat je hier niet door walking around mee kunt kijken en dat vertrouwen een belangrijke basis vormt.
- Maak duidelijke afspraken over de bereikbaarheid van collega’s. En ook over het niet bereikbaar zijn als ze vrij zijn of lunchpauze hebben.
