Effectief werkoverleg

Werkoverleg bestaat uit regelmatig overleg over het werk op een afdeling tussen leidinggevende en werknemers. Dergelijk overleg heeft onder meer tot doel ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren en het werkproces te verbeteren. Bij effectief en efficiënt werkoverleg wordt in relatief weinig tijd het beoogde resultaat behaald. Dit vergt een goede voorbereiding, uitvoering en afhandeling van het overleg. Werkoverleg is verder alleen zinvol als het op een gestructureerde basis plaatsvindt en niet vrijblijvend is.

De leidinggevende organiseert het werk zodanig dat hiervan geen nadelige invloed uitgaat op de veiligheid en gezondheid van de werknemers. Hij voert hierbij een specifiek beleid ter voorkoming van te hoge werkdruk. Als voorkomen niet mogelijk is, richt de leidinggevende zich op beperking van deze problematiek. Verder zorgt de leidinggevende voor een goede verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de werknemers. Hierbij houdt hij rekening met hun bekwaamheden.

Zorg dat er op de afdeling regelmatig overleg is met alle teamleden. Laat het betrokken team van tevoren een overlegschema opstellen. Let erop of het overleg (ook) ruimte biedt om op een constructieve, oplossingsgerichte manier ongezond hoge werkdruk te bespreken.

Analyseer met het hele team aan de hand van een checklist op welke punten het overleg goed verloopt en wat beter kan. Bijvoorbeeld ‘op tijd beginnen’, ‘een duidelijke agenda’ en ‘een verslag dat snel na het overleg beschikbaar is’. Maak een top 5 van punten waarbij verbetering mogelijk en haalbaar is en ga daarmee aan de slag.

Voor werknemers

• Kijk ook eens kritisch naar je eigen rol tijdens het werkoverleg. Hoe gaat de voorbereiding en het uitvoeren van actiepunten? En hoe is de balans tussen luisteren en de inbreng van eigen punten tijdens vergaderingen? Wat kan jij doen om vergaderingen (nog) beter te laten verlopen?

Voor leidinggevenden

• Zorg dat werknemers tijdens het werkoverleg daadwerkelijk invloed hebben op besluiten. Hierbij gaat het zowel om het inbrengen van ideeën en voorstellen als om de besluitvorming. Is inspraak bij een bepaald onderwerp niet mogelijk, dan is het verstandig om duidelijk te maken dat dat zo is.
• Besluiten kunnen ook gevolgen hebben voor de werkdruk. Houd hier rekening mee bij het bespreken van voorgenomen besluiten.
• Werkoverleg is bedoeld voor alle werknemers die op een afdeling werkzaam zijn. Zorg dat iedereen de gelegenheid krijgt om aan het overleg deel te nemen.
• Agendapunten die alleen voor één enkele werknemer van belang zijn, horen niet thuis in het werkoverleg. Behandel deze punten in een afzonderlijk gesprek met de werknemer in kwestie.
• Tips voor de voorzitters van overleg:
  • vraag deelnemers om voorstellen voor verbeteringen en oplossingen;
  • probeer van tegenstanders op zijn minst gedogers te maken;
  • stel binnen het overleg de kwaliteit van de producten of diensten en de efficiëntie van het werkproces centraal, vermijd discussies die er uitsluitend op zijn gericht gelijk te krijgen;
  • stel vragen om het begrip te toetsen;
  • vat verschillen en overeenkomsten samen;
  • trek tussentijds conclusies;
  • vraag zwijgzame collega’s ook om hun mening;
  • bewaar een eigen visie tot het laatst.
• Kijk ook eens naar de tips ‘vooraf, tijdens en na de vergadering’.
• Plaats regelmatig het onderwerp werkdruk op de agenda. Niet als klaagthema, maar gericht op knelpunten en oplossingen die daarvoor mogelijk zijn. Denk van tevoren na over mogelijke oplossingen als de werkdruk op de agenda staat.
• Begin een overleg ook eens met een rondje successen. Wat ging er goed, wat is er gerealiseerd en waar zijn werknemers trots op?
• Maak bij Het Nieuwe Werken afspraken over de aanwezigheid van werknemers bij (werk)overleg.
• Het werkoverleg is een goede gelegenheid om met het team het gebruik van deze arbocatalogus te bespreken.

• Online leren over wat er allemaal bij een vergadering komt kijken kan op leren.nl. Naast werkoverleg zijn er ook andere vergaderingen. Is daar sprake van een vergadercultuur? Bedenk dan eens het volgende: Stel dat de helft van de vergaderingen wordt geschrapt en twee keer zo snel zouden plaats vinden? Welke vergaderingen en onderwerpen zouden dan geschrapt worden? En wat is er nog meer nodig om minder en toch goed te vergaderen?
• Tijdens het overleg even stilstaan hoe het overleg gaat? Een werkvorm hiervoor is het belletje uit het voortgezet onderwijs.