Efficiënt werken

Bij inefficiënt werken verspillen werknemers onnodig veel tijd en energie en ervaren zij een extra hoge werkdruk. Door nutteloze stappen en taken te verwijderen en processen te stroomlijnen kunnen werknemers hun efficiëntie verhogen en hun werkdruk verminderen.

Waarom?

Naarmate er efficiënter wordt gewerkt, neemt de kans op ongezonde werkdruk af. Efficiëntere werkprocessen leiden bovendien tot een hogere productiviteit en kwaliteit. Het in kaart brengen van inefficiëntie kost tijd en aandacht.

Wettelijke eisen

De leidinggevende voert binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid een beleid dat is gericht op het voorkomen van te hoge werkdruk. Als voorkomen niet mogelijk is, streeft de leidinggevende er naar werkdrukproblemen zoveel mogelijk te beperken.

Tips

  • Als bij een werknemer efficiency (doelmatigheid) de boventoon voert, kan dit ten koste gaan van de kwaliteit, flexibiliteit en mogelijkheden om te leren en te experimenteren. Houd hier bij het efficiënter maken van het werk ook  rekening mee.
  • Wie de tijd neemt om te analyseren wat er aan de hand is kan met een paar oplossingen veel bereiken.
  • Als informatie regelmatig niet snel te vinden is:
    • onderzoek de haalbaarheid van een gezamenlijke opslagplaats, bijvoorbeeld op intranet;
    • zorg dat ten minste één persoon weet waar de informatie te vinden is;
    • wissel in het werkoverleg tips uit over slimme archiefsystemen en het ordenen van documenten of mails;
    • nodig een deskundige uit om hierover mee te denken of instructie te geven over slim werken met je mailbox of archief.
  • Vraag ook eens aan een (ervaren) collega die efficiënt werkt hoe hij dat doet en of hij tips heeft.
  • Om goed inzicht te krijgen in de tijdsbesteding kan het ook helpen een aantal dagen bij te houden wat je doet en hoeveel tijd het je heeft gekost. Achteraf kan je dan terugkijken waar de bottlenecks zitten.
  • Als op de afdeling meerdere werknemers het werk efficiënter willen maken kan een aanpak voor het hele team goed helpen. Als er daarbij ondersteuning nodig is, is een arbeids- en organisatie (A&O)-deskundige de aangewezen persoon om ondersteuning te bieden bij het efficiënter maken van werk in relatie tot werkdruk.
  • Voor sommige werknemers werken de volgende tips: Plan voor grote taken tijd in de agenda. Geef tijdens geconcentreerd de telefoon aan een collega, zet de e-mail uit of lees hem niet en zoek een aparte ruimte waar rustig gewerkt kan worden. En maak aan het einde van een werkdag een planning voor de volgende dag.

Extra info

  • Op leren.nl is een cursus Plannen en Organiseren te volgen.
  • Ook bij het beoordelen en verbeteren van software zijn er vaak goede mogelijkheden om werkprocessen efficiënter te maken. Als werknemers van bijvoorbeeld een callcenter in staat worden gesteld om met minder klikken dezelfde taken uit te voeren, wordt niet alleen het werkproces efficiënter, maar wordt ook de belasting bij beeldschermwerk verlaagd.
  • Voorkom een onophoudelijke stroom van e-mails. Bijvoorbeeld door duidelijke afspraken te maken en dit communicatiemiddel gestructureerd te gebruiken kunnen leidinggevenden en werknemers vaak veel efficiënter e-mailen.