Op een kantoor met flexwerkplekken beschikken werknemers niet over een vaste eigen werkplek. Dit betekent dat zij elke werkdag een andere werkplek kunnen hebben die ze moeten aanpassen aan hun lichaamsmaten. Om onder dergelijke omstandigheden gezond werk mogelijk te maken, moeten de flexwerkplekken zelf en de omstandigheden er omheen aan diverse eisen voldoen. Ook moeten werknemers voldoende voorlichting krijgen over het gezond gebruik van de flexwerkplekken. Bij een goed gebruik kunnen flexwerkplekken ook vanuit het oogpunt van gezondheid voordelen opleveren. Ze bieden werknemers namelijk de mogelijkheid om een werklocatie te kiezen die past bij de aard van hun werkzaamheden, bijvoorbeeld een concentratieruimte voor het schrijven van een rapport of een open ruimte voor taken waarbij ze communiceren.
Waarom?
Deze eisen stelt de wet
De wettelijke eisen voor een flexwerkplek zijn gelijk aan die van een vaste werkplek. Het verschil is dat er meerdere werknemers van dezelfde werkplek gebruikmaken. In de praktijk levert dit in organisatorisch opzicht een extra uitdaging op om aan de wettelijke eisen te voldoen.
Dat houdt het volgende in
Omdat een flexplek door meerdere mensen gebruikt wordt, moet het bureaublad op een flexwerkplek makkelijk in hoogte verstelbaar zijn. Dit wil zeggen dat de werknemer dat zelf kan doen met een slinger of een knop die het werkblad elektrisch verhoogt of verlaagt.
Dit zijn goede aanvullingen
- Werkplekken ondersteunen de taak van de werknemer, zodat die zijn werk optimaal kan uitvoeren. Hij kan hierbij kiezen uit werkplekken die passen bij het soort werk dat hij gaat doen, zoals concentratiewerkplekken, ontmoetingsruimtes of communicatiewerkplekken.
- Zorg dat er voor alle soorten werk voldoende werkplekken zijn. Houd hierbij nadrukkelijk rekening met dagen en tijden dat relatief veel medewerkers aanwezig zijn.
- Als werknemers meer thuiswerken, worden de spaarzame samenkomsten op kantoor extra waardevol. Richt het kantoor hierop in. Moet er veel plek zijn om te vergaderen, te brainstormen of simpelweg te kletsen?
- Werkplekken waar meerdere werknemers bij elkaar werken en communiceren zijn de grootste uitdaging om werknemers zonder geluidshinder, geconcentreerd en met hoge productiviteit te laten werken. Belangrijke randvoorwaarden om hierbij goed te kunnen werken zijn:
- Vermijd te veel werkplekken in één open ruimte. Uit onderzoek blijkt dat bij meer dan 8 werkplekken in 1 ruimte de hoeveelheid klachten duidelijk toeneemt.
- Voorzie de werkruimte waar meerdere werknemers werken en communiceren van akoestische demping die de nagalmtijd beperkt tot maximaal 0,7 seconde. Dit verbetert verstaanbaarheid en voorkomt onnodige geluidshinder.
- Zorg dat werknemers die tijdelijk geconcentreerd werk hebben dat kunnen uitvoeren in een ruimte waar weinig tot niet wordt gecommuniceerd.
Ten opzichte van een standaard werkplek voldoet de flexwerkplek aan de volgende extra wensen:
- stoelen met een relatief groot bereik conform NEN 1813:2016, zodat ze passend zijn voor een zo groot mogelijke groep werknemers. Zie voor meer informatie de detaileisen bij de aanschaf van werktafel en stoel;
- werktafels die makkelijk in hoogte verstelbaar zijn en waarbij de gebruiker kan aflezen hoe het werkblad staat;
- een beeldscherm dat is bevestigd aan bijvoorbeeld een arm waardoor het in hoogte en diepte verstelbaar is. Ook is het beeldscherm voorzien van mogelijkheden om eenvoudig een laptopcomputer aan te sluiten;
- een (mini)toetsenbord en standaard muis voor gegevensinvoer die beide eenvoudig op een laptopcomputer aan te sluiten zijn;
- een A3-documenthouder die eenvoudig in hellingshoek verstelbaar is, als werknemers met papieren documenten werken.
De werknemers zijn voldoende voorgelicht over de manier waarop zij de flexwerkplek moeten verstellen. Ook beschikken zij over informatie over de tafelhoogte in cijfers (bijvoorbeeld 70 centimeter) die voor hen persoonlijk gewenst is.
De ruimte waar de flexwerker aan het werk is, voldoet aan de volgende wensen:
- Er is in de directe nabijheid van de werkplek voor iedere flexwerker een opbergmogelijkheid voor documenten en persoonlijke spullen. Of elke flexwerker heeft de beschikking over een verrijdbare of draagbare opbergmogelijkheid (trolley/flexkoffer). Zie hiervoor ook de Detailwensen voor opbergvoorziening flexwerker;
- Er is een opbergruimte voor eventuele verrijdbare of draagbare opbergvoorzieningen (trollies/flexkoffers);
- De werkruimte waar meerdere werknemers werken en communiceren is voorzien van akoestische demping waardoor de nagalmtijd beperkt is tot maximaal 0,7 seconde;
- In de ruimte geldt voor alle flexwerkplekken een ’clean desk policy’.
Bij flexibel gebruik van werkplekken zijn ook goede afspraken nodig over:
- hoe te voorkomen dat werknemers op specifieke dagen door topdrukte geen geschikte werkplek hebben;
- het gebruik van de werkplekken. Voorkom dat werknemers zich toch een eigen werkplek toe-eigenen;
- het instellen van werkplekken. Medewerkers moeten weten hoe ze hun werkplek goed in moeten stellen en dit ook werkelijk doen;
- beschikbare kastruimte en archivering van spullen die niet dagelijks nodig zijn;
- spullen die werknemers vaak nodig hebben;
- het opruimen van de werkplek (clean desk) na gebruik van een werkplek en het aanspreken van werknemers die zich hier niet aan houden;
- geluidshinder naar elkaar tot een minimum beperken;
- werknemers die door hun lichaamsmaten of handicap niet passen in de kantoorstoel, of aan de werktafel.
Praktische tips
Onderstaande tips helpen bij het verantwoord flexwerken:
Voor werknemers
- Neem bij aanvang van de werkzaamheden voldoende tijd om de werkplek goed in te stellen.
- De aanwijzingen in je werkplekpaspoort helpen bij het instellen.
- Leef de gebruiksafspraken zoals clean desk policy en het instellen van je werkplek na.
Voor leidinggevenden
Zie erop toe dat werknemers hun werkplek correct instellen. Denk daarbij ook aan deze speerpunten bij gedragsverandering en geef zelf het goede voorbeeld.
