Gezond Verbond > Opzet visie en beleidsplan

Opzet visie en beleidsplan

Gezonde werkdruk binnen verzekeringsbedrijven

Deze opzet geeft input voor het maken van een visie en beleidsplan voor een organisatie en bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Definiëren: wat houdt ongezonde werkdruk in onze organisatie in?
  2. Ambities vaststellen: wat moet en wat willen de betrokken partijen bereiken?
  3. Inventariseren: hoe is de (start)situatie?
  4. Verkennen en vaststellen: wat zijn geschikte verbetermaatregelen?
  5. Uitvoeren: verbetermaatregelen doorvoeren
  6. Evalueren: de uitvoering en het effect op werkdruk controleren.
  1. Definiëren: wat houdt ongezonde werkdruk in onze organisatie in?

Werkdruk is één van de vormen van psychosociale arbeidsbelasting die werkstress kunnen veroorzaken. Deze vorm van stress is op zijn beurt een belangrijke bron van ziekteverzuim: liefst een derde van het werkgebonden ziekteverzuim in Nederland wordt door werkstress veroorzaakt. Werkdruk veroorzaakt echter niet per definitie werkstress. De kans dat dit gebeurt bestaat vooral als de druk ongezond is.

Over werkdruk bestaan veel definities. Een passende definitie maakt duidelijk waar de organisatie het over heeft en geeft richting voor een meting en oplossingen. In ‘werkdruk, waar hebben we het over’ staan meerdere modellen en visies uitgewerkt. Kies wat bij de organisatie past en verwoordt dat in dit onderdeel van het beleidsplan.

  1. Ambities vaststellen: wat moet en wat willen de betrokken partijen bereiken?
    De wetgeving geeft de basis van wat minimaal moet op het gebied van werkdruk. Daarnaast kunnen partijen binnen een organisatie een aanvullende ambitie hebben. Bijvoorbeeld de wens om niet alleen naar werkdruk te kijken, maar ook naar bevlogenheid of werkplezier.

Wat moet?
De werkgever moet het werk zo organiseren dat hiervan geen nadelige invloed uitgaat op de veiligheid en gezondheid van de werknemers. Hij ontwikkelt en voert hiervoor binnen zijn algemene arbobeleid een specifiek beleid ter voorkoming – en als dat niet mogelijk is beperking – van te hoge werkdruk.

Dit betekent concreet:

  • het inventariseren van risico’s in de RI&E met verdiepend onderzoek voor werknemers met een risico op te hoge werkdruk;
  • het benoemen en plannen van maatregelen in een plan van aanpak;
  • het geven van voorlichting aan werknemers en leidinggevenden over de risico’s en de maatregelen.

Wat willen de betrokken partijen?
Het is belangrijk om een intentieverklaring te formuleren waarin de organisatie aangeeft welke koers zij wil volgen. Zo’n intentieverklaring is een statement van wat de organisatie op het gebied van werkdruk wil bereiken. Wat is de gewenste situatie? Zorg dat het hogere en lijnmanagement de visie steunt. Dit is in de praktijk onmisbaar om een actief en effectief beleid te formuleren en uit te voeren.

Een paar voorbeelden van de richting waarin u kunt denken:

  • We willen bereiken dat werknemers met een gezonde werkdruk hun resultaten kunnen behalen.
  • We willen bereiken dat werknemers met plezier en zonder ongezonde werkdruk hun resultaten kunnen behalen. (Hiermee geeft u aan dat werkplezier een expliciet onderdeel gaat worden van uw werkdrukbeleid.)
  • We willen voorkomen dat werknemers ziek worden door ongezonde werkdruk.

Samenwerken
Formuleer de definitie, visie en ambitie bij voorkeur in afstemming met relevante partijen in de organisatie. Dit creëert draagvlak en vergroot de kans op succes. De belangrijkste partijen om bij dit proces te betrekken zijn:

  • directie;
  • OR;
  • professionals op het gebied van arbo (HR, arboprofessional en/of preventiemedewerker);
  • leidinggevenden.

Voorzie het beleid van een taakverdeling en maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

  1. Inventariseren: hoe is de (start)situatie?

Is er al een meting naar werkdruk, werkplezier en/of tevredenheid gedaan die past bij de geformuleerde definitie? Dan is dit de plek om het resultaat daarvan te beschrijven en er een interpretatie van te geven. Is zo’n meting nog niet gedaan, dan kunnen hier de stappen beschreven worden om de huidige situatie in kaart te brengen. Afhankelijk van de al gezette stappen kunnen de volgende onderwerpen aan de orde komen.

  • Wie coördineert?
  • Wat gaat de organisatie meten?
  • Hoe gaat dat gebeuren (vragenlijsten, interviews, interactief of een combinatie)?
  • Wie bespreken de resultaten?
  • Hoe betrekt de coördinator de teams voorafgaand aan en na afloop van de meting bij het proces? Het is belangrijk dat zij zich uiteindelijk (mede-)eigenaar voelen van maatregelen binnen hun team.
  • Wie maken het plan van aanpak of begeleiden teams bij het maken van hun eigen plan?
  • Wie stimuleert de uitvoering van de maatregelen, zodat ook lastige maatregelen handen en voeten krijgen en teams die geen tijd maken voor de uitvoering hier stimulansen in ontvangen?
  1. Verkennen en vaststellen: wat zijn geschikte verbetermaatregelen?

Verbetermaatregelen zijn te bedenken op het niveau van de organisatie, de teams en het individu. Op organisatieniveau liggen de meeste kansen voor een bronaanpak. Zorg voor een mix van alle drie de niveaus en zoek zowel naar oplossingen om ongezonde werkdruk te voorkomen als naar maatregelen om ongezonde werkdruk te beperken. De oplossingen in de arbocatalogus gezondverbond.nl geven goede handvatten.

Plotten in matrix

Door de maatregelen in onderstaande matrix te plotten ontstaat een goed overzicht van de verdeling.

Organisatie Team Individueel
Voorkomen (preventie)
Aanpakken
(reactief)

 

  1. Uitvoeren: verbetermaatregelen doorvoeren
    Tot nu toe is alleen nog voorwerk gedaan. De echte verbetering vindt in deze stap plaats. Verdeel de verbetermaatrelen naar concrete onderdelen van de organisatie en stimuleer en begeleid bij de uitvoering. Dit kan op het niveau van werknemers en teams zijn, maar bijvoorbeeld ook op dat van:

    • Degene(n) die werknemers met klachten over werkstress begeleiden, zoals de bedrijfsarts;
    • Degene(n) die team overstijgende zaken oppakken, zoals:
      1. ICT als het gaat om aanpassingen in software;
      2. HR als het gaat over inwerken van uitzendkrachten of een procedures over bijv. inwerken nieuwe collega’s;
      3. De arboprofessional die voorlichting organiseert of uitvoert.

Cruciaal in deze stap is dat het beleid helder benoemt dat er iemand verantwoordelijk is en dat deze persoon de tijd krijgt voor stimulering van het uitvoeren van de maatregelen. Maar ook dat als er knelpunten optreden, deze zullen worden besproken en waar mogelijk opgelost.

Participatieve aanpak

Naast dit beleid kan een participatieve aanpak goed werken. Deze is krachtig, omdat knelpunten en oplossingen op teamniveau in eigen regie worden opgepakt. Zowel in het meten als in het bedenken en uitvoeren van maatregelen. Zie hiervoor de uitwerking van de participatieve aanpak.

  1. Evalueren: de uitvoering en het effect op werkdruk controleren

Om te weten waar het goed gaat en waar het beter kan is het nodig te evalueren. Hierbij zijn twee aspecten belangrijk:

  1. Welke maatregelen zijn uitgevoerd en welke (nog) niet?
  2. Hebben de maatregelen het beoogde effect gehad?

Benoem beide aspecten en spreek af met wie deze evaluatie gedaan wordt. Betrek hierbij minimaal de bestuurder en de OR.