Werknemers hebben vaak een machteloos gevoel over werkdruk, maar willen wel heel graag dat die vermindert. Daarom is het belangrijk om hen bij het aanpakken van ongezonde werkdruk te betrekken. Als werknemers mee mogen denken, voelen ze zich niet alleen meer betrokken. Er ontstaat ook eerder acceptatie waar werkdruk niet volledig is op te lossen én passend maatwerk waar beïnvloeding wél mogelijk is. Onderstaande beschrijving maakt duidelijk hoe zo’n participatieve aanpak eruit kan zien.
A. Startpunt: helderheid over de noodzaak
Noodzaak doet veranderen. Als werknemers de noodzaak ervaren, is de kans groter dat ze samen veranderingen willen doorvoeren. Een paar voorbeelden om die noodzaak helder te krijgen:
- De uitkomst van een onderzoek naar werknemerstevredenheid, werkdruk of iets dergelijks. In de oplossing meten = weten staat hier meer over.
- In signalen op teamniveau staat een opsomming van signalen die vaak zichtbaar zijn bij een ongezonde werkdruk.
Bij de start van een participatieve aanpak is het belangrijk te benoemen wat de reden is om met de werkdruk aan de slag te gaan.
B. Optimale begeleiding van de teamaanpak regelen
Het begeleiden van een teamaanpak voor gezonde werkdruk kan het beste door een ervaren procesbegeleider van buiten het team worden opgepakt. Bijvoorbeeld door iemand van HR, een arboprofessional, een interne of externe coach of een procesbegeleider.
Frisse blik van buiten
Er zijn diverse goede redenen om als leidinggevende niet het eigen team te begeleiden in een participatieve aanpak. De voornaamste is dat een leidinggevende samen met zijn team altijd een eigen cultuur, patronen en een systeem van ‘zo zijn onze manieren’ heeft opgebouwd. Als de werkdruk hier mede door wordt beïnvloed, is het lastig om dat zelf te zien én te doorbreken. Vaak is de verwonderde blik van een buitenstaander nodig, iemand die onpartijdig is en kritische vragen kan stellen.
Extra uitdagingen oppakken
Daarnaast zijn er in de praktijk vaak extra uitdagingen die om inschakeling van een ervaren procesbegeleider van buiten het team vragen. Bijvoorbeeld:
- Er is in de organisatie al op verschillende manieren geprobeerd om iets te doen aan werkdruk, maar dit heeft onvoldoende resultaat gehad.
- Er heersen binnen een team gevoelens van ‘de waan van de dag’, waardoor het lastig is tijd te nemen om het probleem aan te pakken.
- De leidinggevende en de werknemers van een team hanteren andere definities van werkdruk, of er is gebrek aan onderling vertrouwen.
Kennis, expertise en rol van de begeleider
En wat moet een procesbegeleider kunnen en doen? Inhoudelijke kennis van werkdruk is voor een procesbegeleider geen must. Veel belangrijker is ervaring in het begeleiden van teams. Een begeleider helpt een team als ‘hulp van buiten’. Onderstaand overzicht maakt duidelijk wat hij wel en wat vooral niet doet.
| Wel | Niet | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
C. Enkele uitgangspunten voor de uitwerking van een aanpak
Bij het uitwerken van de participatieve aanpak gelden de volgende uitgangspunten.
- ‘De’ werkdruk bestaat niet. Iedereen heeft zijn eigen beleving en ervaringen.
- Werknemers willen in hun eigen verhaal worden gehoord en gezien. Om die reden is het goed altijd te beginnen met ruimte daarvoor op individueel niveau. Daarna is er ruimte om op teamniveau aan de slag te gaan.
- Werkdruk heeft lading en roept direct van alles op bij werknemers en leidinggevenden. Het gaat daarbij bijna altijd over dingen die nietgoed gaan. Het is goed om ook te werken aan het geven van meer aandacht aan zaken die welgoed gaan en zorgen voor werkplezier.
- Om deze reden werkt het in een participatieve aanpak goed om te werken met energievreters en energiegevers (in plaats van werkdruk en werkplezier).
D. Werkvormen
Onderstaande werkvormen helpen een procesbegeleider om op een participatieve manier samen met een team ongezonde werkdruk te verminderen en werkplezier te bevorderen. De werkvormen zijn ontwikkeld door de Goede Praktijk. Ze zijn oorspronkelijk bedacht voor het voortgezet onderwijs, maar zeker ook geschikt voor verzekeringsbedrijven.
Individueel niveau
- Wat is werkdruk en wat is werkplezier?
Doel van deze werkvorm is dat werknemers uitwisselen wat zij als werkdruk en werkplezier ervaren. Dat werkdruk erkend wordt, maar ook dat er verschillen zijn in wat collega’s werkdruk en werkplezier geeft.
- Inzicht in invloed
Doel van deze werkvorm is dat werknemers inzicht krijgen in hun eigen energievreters en energiegevers, hoe groot deze zijn en hoeveel invloed ze erop hebben.
- vijf manieren om de balans tussen energiegevers en -vreters te veranderen
Dit is een ‘kennistool’ die werknemers inzicht geeft in 5 strategieën om de balans tussen energievreters en energiegevers in positieve richting te veranderen.
- Strategieën toepassen
Het doel is dat werknemers een of enkele van de strategieën toe leren passen voor hun eigen situatie.
Teamniveau
- Op teamniveau energievreters verminderen
Met deze werkvorm selecteren werknemers energievreters die ze op teamniveau willen verbeteren.
- Op teamniveau energiegevers vergroten
In deze werkvormen geven de leden van een team meer aandacht aan wat goed gaat. En/of ze bedenken één of meer nieuwe gewoonten om energiegevers in het team te vergroten en passen die toe.
