Piekbelasting ontstaat bij werken onder grote tijdsdruk. De oorzaak ligt in verstoringen en onverwachte schommelingen in de werkhoeveelheid, de bezetting, of bij diensten die altijd voor een bepaalde deadline af moeten zijn.
- Allereerst is het zinvol te analyseren wat steeds terugkerende oorzaken van verstoringen zijn en maatregelen te nemen om deze te voorkomen en op te lossen.
- Als piekbelasting toch niet te voorkomen is, kan het inzetten van een troubleshooter of een flexibele schil soms helpen. Werknemers kunnen zich daardoor beter concentreren op hun werk en ervaren minder werkdruk. Tegelijkertijd worden incidentele kwesties beter opgevangen en opgelost.
Waarom?
Als de piekbelasting vermindert worden werknemers minder gestoord en hoeven ze minder gehaast te werken. Hierdoor kunnen ze zich beter concentreren, ervaren minder ongezonde werkdruk en meent de kwaliteit van het werk toe. Analyseren van oorzaken en doorvoeren van oplossingen vergt tijd, aandacht en kost wellicht geld.
Wettelijke eisen
De leidinggevende voert binnen zijn arbeidsomstandighedenbeleid een beleid dat is gericht op het voorkomen van te hoge werkdruk. Als voorkomen niet mogelijk is, wordt ernaar gestreefd te hoge werkdruk zoveel mogelijk te beperken.
Tips
Onderstaande tips kunnen helpen om de omgang met onverwachte zaken en spoedkwesties te verbeteren.
Voor leidinggevenden
Enkele tips om goed te reageren op verwachte en onverwachte piekbelasting:
- Andere teams laten bijspringen;
- Vrijwilligers vragen voor overwerk;
- Medewerkers uit de flexibele schil vragen (extra) te werken;
- Afwisselend een werknemer inzetten als troubleshooter. Dit kan in sommige teams waar veel verstoringen zijn en regelmatig geconcentreerd werk vereist is goed helpen. Let wel op het volgende:
- Spreek per tijdsperiode (bijvoorbeeld per dag of dagdeel) af wie op de afdeling aanspreekpunt (troubleshooter) is voor vragen. Maak dit ook duidelijk aan collega’s die op de afdeling komen (bijvoorbeeld: dichte deur = niet storen) en betrek het secretariaat actief bij de aanpak.
- Laat de troubleshooter ook gewoon productie leveren, maar laat hem alleen werkzaamheden uitvoeren die hij zonder veel problemen kan onderbreken en weer oppakken. Dan zit hij niet werkloos te wachten op verstoringen en spoedwerkzaamheden. Team en leidinggevende kunnen samen in kaart brengen welke werkzaamheden hiervoor geschikt zijn.
- Spreek luwtedagen of -uren af waarin één of meer werknemers op een rustige plek kunnen doorwerken zonder door telefoon of anderen te worden gestoord. Dit kan ook de thuiswerkplek zijn. Vooral werknemers die veel vragen krijgen terwijl ze geconcentreerd willen werken, lopen het risico hun gewenste output niet te halen.
- Creëer draagvlak. Sommige werknemers vinden dat zij altijd beschikbaar moeten zijn voor anderen en zijn om die reden tegen dit soort afspraken. Bespreek dit in het team. Geef als argument dat iemand op een vrije dag, bij ziekte of tijdens een overleg ook niet beschikbaar is.
- Maak het systeem niet te rigide. Er zijn uiteraard altijd uitzonderingsgevallen – er kan een zeer belangrijke klant bellen of bijvoorbeeld het kinderdagverblijf – waarin afgeweken kan worden van de regel ‘niet storen’.
- Stel grenzen aan verzoeken om spoedklussen. Ondersteun werknemers of collega’s die hier moeite mee hebben. Maak aan degenen die dergelijke verzoeken indienen ook duidelijk hoe lang van te voren ze moeten komen overleggen over het inplannen van werk.
Tip om verstoringen te verminderen
Bespreek in het team hoeveel tijd er per dag gemiddeld wordt besteed aan onverwachte zaken en verstoringen. Analyseer met elkaar hoe dat komt en wat daaraan te doen is. Met name op het gebied van voorbereiding, planning en inzet van extra werknemers liggen vaak verbetermogelijkheden.
Tips als piekbelasting toch voorkomt
- Kijk met elkaar naar de individuele mogelijkheden voor tijdelijk overwerk, en toepassen van flexibele begin- en eindtijden. Onverwacht werk kan dan beter worden opgevangen. Houd er rekening mee dat er ook werknemers zijn die werk- en privézaken zodanig combineren dat hun mogelijkheden om flexibel te werken en over te werken beperkt zijn.
- Denk ook eens aan de mogelijkheid van jobcraften. Met jobcraften krijgen medewerkers de vrijheid om in overleg met hun leidinggevenden kleine aanpassingen te doen aan hun eigen functietaken. Zo krijgen ze meer plezier in hun werk en werken ze tegelijkertijd aan hun duurzame inzetbaarheid. Lees een aantal Tips over jobcraften. Het is daarbij ook belangrijk te voorkomen dat jobcraften van de ene medewerker leidt tot ontevredenheid of zelfs een burn-out van een ander.
- Als op tijd duidelijk is dat er een piekbelasting aankomt, kunnen goed ingewerkte inleenkrachten te hoge werkdruk voorkomen. Zie hiervoor de oplossing begeleiding tijdelijke inleenkrachten.
- Stel gezamenlijk prioriteiten. Bekijk welke werkzaamheden uit- of afgesteld kunnen worden zodat de piekbelasting beheersbaar wordt.
- Sommige werknemers kunnen moeilijk omgaan met piekbelasting, waardoor mogelijk ook verzuim kan optreden. In die gevallen kan coaching door een ervaren collega en/of een gerichte training stressmanagement een zinvolle bijdrage leveren.
- Agenda volplannen? Dan is er ook geen ruimte meer voor onverwachte en urgente vragen. Houdt altijd een zekere mate van ruimte in de agenda voor onverwacht werk.
- Zit de piekbelasting bij één team? Zorg ervoor dat werknemers van andere afdelingen kunnen bijspringen. En kijk of de taakverdeling binnen het team te verbeteren is.
