Voorlichting en instructie

Als werknemers beseffen welke risico’s zij op het gebied van ongewenst gedrag lopen en welke maatregelen er zijn om hen daartegen te beschermen, is het gemakkelijker om dergelijk gedrag aan te pakken of de gevolgen ervan zo veel mogelijk te beperken. Voorlichting en instructie stellen werknemers in staat om procedures uit te voeren en protocollen te hanteren. Zo beschikt iedereen over de benodigde kennis en vaardigheden om in voorkomende gevallen goed te handelen.

Plus en min

+
Door voorlichting en instructie zijn werknemers alerter op ongewenst gedrag en risicosituaties, herkennen die sneller en kunnen ze beter oplossen. Incidenten doen zich niet voor of lopen minder snel uit de hand. Het kost tijd om personeelsleden bij hun start in een functie of werkplek voor te lichten en te instrueren.
Kennis van procedures en protocollen vergroot de kans dat iedereen bij incidenten op de juiste manier handelt. Dit beperkt de negatieve gevolgen. Verder is periodiek tijd nodig om de instructie te herhalen (eenmaal per jaar bij laag risico, eenmaal per kwartaal bij hoog risico).
Er vindt minder snel verstoring plaats van de gewone gang van zaken en deze keert sneller terug als er toch wat gebeurt. Is advies of ondersteuning nodig van externe deskundigen, dan zijn hier kosten aan verbonden.
Het is vaak mogelijk tijd te besparen door voorlichting en instructie te koppelen aan reguliere teambesprekingen, bijeenkomsten en opleidingen.

Wettelijke eisen

De Arbowet verplicht de werkgever om personeelsleden doeltreffend in te lichten over de risico’s waaraan zij bloot staan en de maatregelen die zijn genomen om deze risico’s te voorkomen of te beperken. Ook moeten werknemers voldoende opleiding ontvangen om instructies en voorschriften uit te kunnen voeren en beschermingsmiddelen te kunnen gebruiken.

Aanbevelingen

  • Iedere werknemer ontvangt informatie over de risico’s die hij loopt met betrekking tot ongewenst gedrag zodra hij in een functie begint of op een locatie komt te werken waar sprake is van risico’s. Deze voorlichting en instructie vormen een standaard onderdeel van de inwerkprocedure.
  • Om te voorkomen dat de kennis wegzakt, vindt periodiek herhaling van de voorlichting en instructie plaats. Het onderwerp agressie en/of ongewenste omgangsvormen staat met enige regelmaat, maar minimaal een keer per jaar op de agenda bij het team- of afdelingsoverleg. Bij groepen met een hoog risico gebeurt dit minimaal een keer per kwartaal.
  • Bij de voorlichting is aandacht voor:
    • de visie en het beleid van de organisatie op het terrein van ongewenste omgangsvormen;
    • het risico van ongewenst gedrag door klanten en bezoekers en daartegen genomen maatregelen;
    • het risico van ongewenst gedrag door collega’s en daartegen genomen maatregelen;
    • de bij het constateren van ongewenst gedrag te volgen procedures en protocollen;
    • handreikingen voor het eigen gedrag.

Tips

Onderstaande tips kunnen helpen om de effectiviteit van voorlichting en instructie te waarborgen.

Voor werknemers

  • Voldoe aan de verplichting om als werknemer deel te nemen aan bijeenkomsten voor voorlichting en instructie.
  • Wees alert op de risico’s van ongewenst gedrag en volg de instructies en protocollen.
  • Trek aan de bel bij onvoldoende bekendheid met risico’s of oplossingen (zoals het kunnen hanteren van procedures en beschermingsmiddelen).
  • Meld risicosituaties en geef feedback op de effectiviteit van het gevoerde beleid.

Voor leidinggevenden

  • Zorg er bij nieuwe werknemers voor dat de voorlichting en instructie direct in de inwerkperiode aan bod komen. Controleer of werknemers de risico’s en maatregelen snappen en kunnen hanteren.
  • Stimuleer werknemers om (bijna-)incidenten altijd te melden en bespreek deze in het team om er samen van te leren. In het ‘‘Afsprakenboek‘ is meer informatie te vinden over het belang van ‘altijd melden, bespreken en handelen’ en de manieren waarop je hier praktisch invulling aan kunt geven.
  • Het doel van voorlichting is dat werknemers waar nodig hun gedrag duurzaam veranderen. Maar dat gaat vaak niet vanzelf. Doe je voordeel met deze speerpunten over gedragsverandering, zodat voorlichting ook echt resultaat oplevert.
  • Geef werknemers bij voorlichtingsbijeenkomsten de gelegenheid om eigen ervaringen in te brengen en onveilige situaties te melden. Dit maakt het mogelijk om het beleid en de maatregelen zo nodig bij te stellen.
  • Zorg voor training in het hanteren van protocollen in gevallen waar alleen voorlichting en instructie niet genoeg zijn. Denk bijvoorbeeld aan situaties of functies waarin werknemers protocollen snel en onder druk moeten kunnen uitvoeren.
  • Houd er rekening mee dat sommige vormen van ongewenst gedrag niet voor iedereen even gemakkelijk bespreekbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan seksuele intimidatie. Ook kan het voorkomen dat bepaald gedrag ‘normaal’ wordt gevonden, door verruwing van omgangsvormen. Overweeg in zulke gevallen om andere werkvormen dan een gesprek of presentatie in te zetten om bewustwording te creëren en maatregelen effectief te bespreken. Bijvoorbeeld theater (het naspelen en bediscussiëren van herkenbare situaties uit het eigen bedrijf) of voorlichtingsmateriaal (een film, een actualiteitenprogramma et cetera). Ook het bespreken van een (geanonimiseerde) case kan de risico’s inzichtelijker maken.
  • Denk bij instructie ook aan risicogroepen (kleine minderheidsgroepen in een team of afdeling), of risicofuncties. Schenk aan hen extra aandacht.

Extra info

  • Voorlichting en instructie zijn vooral nuttig als het van belang is werknemers bewust te maken van risico’s en ervoor te zorgen dat ze die leren (her)kennen. Ook op het gebied van procedures en protocollen is deze oplossing vooral gericht op kennis en het aanleren van correcte toepassing ervan.
  • Staat het veranderen of aanleren van bepaald gedrag of een bepaalde houding voorop, dan is trainen (oefenen met en feedback krijgen op gedrag) over het algemeen een effectievere werkvorm.
  • De wegwijzer Ongewenst gedrag beschrijft een passende aanpak die is gericht op het slachtoffer, de omstander(s) en de leidinggevende/P&O-medewerker. De wegwijzer helpt al deze betrokkenen om ongewenst gedrag te (h)erkennen en geeft handvatten om het aan te pakken.
  • Een voorbeeld van een voorlichtingsfilm over het aangeven van normen voor acceptabel gedrag.
  • Pesten kan veel impact hebben. De korte film ‘Geen dienst’ (6:40 min) maakt dat goed duidelijk.