Visie en beleid

Een visie op ongewenst gedrag beschrijft wat gewenst en ongewenst gedrag inhouden, wat het bedrijf van (on)gewenst gedrag vindt en waar het naar toe wil op dit terrein. Ook maakt een visie helder welk gedrag wel en niet acceptabel is en hoe het bedrijf omgaat met ongewenst gedrag. Een visie is het vertrekpunt voor het beleid en versterkt de acceptatie en het draagvlak ervan. Een beleidsmatige aanpak beschrijft vervolgens hoe de diverse partijen in een voor iedereen herkenbare cyclus werken aan verbetering.

Waarom?

De Arbowet verplicht bedrijven om de risico’s op het gebied van ongewenst gedrag te beoordelen in de (eveneens verplichte) risico-inventarisatie en -evaluatie en op basis hiervan maatregelen te nemen. Risicogroepen op het gebied van ongewenst gedrag horen voorlichting en onderricht te krijgen over de risico’s en over de maatregelen die deze risico’s moeten voorkomen of beperken. Werknemers horen naar vermogen zorg te dragen voor hun eigen veiligheid en gezondheid en die van anderen.

• Gebruik de wegwijzer Ongewenst gedrag. Deze beschrijft een passende aanpak die is gericht op het slachtoffer, de omstander(s) en de leidinggevende P&O-medewerker. De wegwijzer helpt al deze betrokkenen om ongewenst gedrag te (h)erkennen en geeft handvatten om het aan te pakken.
• Als werknemers zich gesteund weten door hun direct leidinggevende, zullen zij eerder procedures volgen, collega’s en klanten aanspreken op hun gedrag en incidenten melden. Leidinggevenden zullen zich actiever inzetten voor gewenst gedrag als zij zich op hun beurt gesteund voelen door het hogere management van de organisatie. Daarom is het van belang dat het bedrijf door middel van een visie duidelijk stelling neemt, aangeeft wat het verstaat onder (on)gewenst gedrag en duidelijk maakt wat het op dit terrein wil bereiken.
• Een visie bevat in ieder geval een definitie, een intentieverklaring (statement) en een koers (waar wil het bedrijf naar toe?).
• Een goede definitie van ongewenst gedrag maakt niet alleen duidelijk waar de grens naar het ongewenste wordt overtreden, maar ook wat gewenst gedrag is.
• In een intentieverklaring of statement staat beschreven waar het bedrijf op het terrein van (on)gewenst gedrag voor staat. Een intentieverklaring geeft richting en is een hulpmiddel in de communicatie naar werknemers en derden.
• Een beleidsmatige aanpak is de praktische uitwerking van een eerder geformuleerde visie op (in dit geval) ongewenst gedrag en geeft weer hoe het bedrijf systematisch zijn doel wil bereiken. De wettelijke basis van de arbobeleidscyclus is de RI&E en het bijhorende plan van aanpak. Bedrijven kunnen ongewenst gedrag daarnaast opnemen in één of meer andere beleidscycli, zoals een periodiek terugkerend medewerkertevredenheidsonderzoek, een cultuurscan, een motivatieonderzoek, een engagementscan et cetera.
• Basiskenmerken van een beleidscyclus zijn:
  • inventarisatie van (on)gewenst gedrag;
  • beschrijving van te nemen maatregelen. Hierbij vormen de maatregelen van de arbocatalogus een prima optie;
  • uitvoering van de gekozen maatregelen;
  • evaluatie van de genomen maatregelen.
    Deze cyclus herhaalt zich periodiek.
• Let op: bij iedere vorm van beleid bestaat het gevaar dat het uiteindelijk een papieren tijger blijkt te zijn. De uitdaging is om het in de praktijk handen en voeten te geven en uit te voeren. Taken en verantwoordelijkheden benoemen en faciliteren ondersteunt een goede uitvoering.
• Door een goede inventarisatie krijgt een bedrijf inzicht in de meest voorkomende risicosituaties, -locaties, -momenten en -functies. Een goede meld- en registratieprocedure is een belangrijk onderdeel van zo’n inventarisatie.
• Doe de online zelfinspectie van Inspectie SZW om na te gaan of er in het huidige beleid al voldoende maatregelen zijn opgenomen. Op die manier kan een werkgever zichzelf een spiegel voorhouden: zou mijn organisatie een inspectie doorstaan?
• Maak duidelijke keuzes: selecteer aandachtspunten die bij het aanpakken van ongewenst gedrag voorrang krijgen. In verzekeringsbedrijven kunnen alle vormen van dergelijk gedrag voorkomen. De uitdaging is om door middel van de juiste keuzes te zorgen voor een bronaanpak in plaats van een dweilaanpak. En natuurlijk om daarbij de grootste risico’s het eerst aan te pakken.

Een gezamenlijk geformuleerde visie versterkt het draagvlak voor en de acceptatie van het beleid. Steun van het hogere en lijnmanagement voor het beoogde beleid heeft een actievere inzet tot gevolg.

Voor leidinggevenden

• Een goede werksfeer, laten we dat zo houden geeft handvatten aan leidinggevenden om een goede werksfeer te behouden en ongewenst gedrag aan te pakken.
• Als werknemers zich gesteund weten door hun direct leidinggevende, zullen zij eerder procedures volgen, collega’s en klanten aanspreken op hun gedrag en incidenten melden.
• Het is belangrijk om nu en dan de vraag aan de orde te stellen hoe het met gewenst en ongewenst gedrag binnen het team staat. Vragen die kunnen helpen om hier een goed beeld van te krijgen zijn:
  • Zijn er met betrekking tot het onderwerp ongewenst gedrag een actuele RI&E en een aanvullend plan van aanpak beschikbaar?
  • Is iedereen op de hoogte van relevante regels en procedures?
  • Wat doet het bedrijf met incidenten? Registreert het die en analyseert iemand deze voorvallen als ze regelmatig voorkomen?
  • Zijn de werkprocessen klantvriendelijk?
  • Hoe zijn de afhandeling en nazorg binnen het team geregeld?
  • Staat het onderwerp gewenst en ongewenst gedrag wel eens op de agenda van het werkoverleg?
  • Krijgen werknemers die risico lopen voorlichting en training?

Voor werknemers

Het is belangrijk om te weten wat de regels voor ongewenst gedrag zijn. Zo weet iedereen wat hij kan en moet doen als hij met zulk gedrag te maken krijgt. Onderstaande vragen vormen een bruikbare kennistoets:

• Wat is binnen het bedrijf het beleid ten aanzien van (on)gewenst gedrag?
• Welke regels en procedures hanteert het bedrijf met betrekking tot (on)gewenst gedrag? Geen idee? Vraag het de leidinggevende.
• Zorg dat je weet wat je als werknemer zelf moet doen bij ongewenst gedrag. Niet alleen of het jou overkomt, maar ook als je ongewenst gedrag bij een ander ziet. Neem zo nodig contact op met de vertrouwenspersoon in het bedrijf. Kijk ook eens naar de handreikingen voor werknemers over ongewenst gedrag.

Voor ondernemingsraden

• Pesten op het werk is een serieus probleem. Via de Roadmap aanpak pesten ontwikkeld door TNO zijn drie routes beschreven die een OR kan bewandelen om pesten te voorkomen en aan te pakken:
  1. Hulpvraag van medewerkers,
  2. Initiatief van de OR,
  3. Organisatie vraagt OR.