Effectief samenwerken

Goed samenwerken is van doorslaggevend belang voor het behalen van de gewenste resultaten bij werk waar meerdere personen bij betrokken zijn. Als werknemers het werk goed op elkaar afstemmen, elkaar ondersteunen en werk van elkaar overnemen, neemt de werkdruk vaak fors af. Tegelijk werken teams effectiever en efficiënter toe naar het gemeenschappelijke resultaat. De leidinggevende kan de samenwerking verbeteren door binnen het team, of met andere teams afspraken te maken. Ook een gerichte teamtraining kan helpen.

De leidinggevende organiseert het werk zodanig dat hiervan geen nadelige invloed uitgaat naar de veiligheid en gezondheid van de werknemers. Hij voert hierbij een specifiek beleid ter voorkoming van te hoge werkdruk. Als voorkomen niet mogelijk is, richt de leidinggevende zich op beperking van deze problematiek. Verder zorgt de leidinggevende voor een goede verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de werknemers. Hierbij houdt hij rekening met hun bekwaamheden.

Ieder team bespreekt in een werkoverleg op welke wijze de samenwerking kan worden verbeterd om beoogde resultaten te halen en de werkdruk te verminderen.

Goed samenwerken gaat niet altijd vanzelf, maar teams kunnen het wel aanleren. Vaak kan de leidinggevende de onderlinge samenwerking op tamelijk eenvoudige wijze verbeteren.

Een goede manier om tot verbetering te komen is het doorlopen van de volgende stappen:

• organiseer bij wijze van start een brainstorm die tot doel heeft punten in kaart te brengen waarop het team wel en niet goed samenwerkt. Bespreek vervolgens met elkaar op welke punten de samenwerking kan worden verbeterd;
• bedenk samen wat voor oplossingen er mogelijk zijn. Beslis daarna welke van deze oplossingen uitvoerbaar zijn en maak hier concrete afspraken over. Zorg dat aan het einde van de bespreking duidelijk is wie wat oppakt en wanneer de gemaakte afspraken worden geëvalueerd.

Enkele voorbeelden van afspraken die vaak positief uitwerken:

• een achterwacht aanwijzen (iemand die een taak van een collega over kan nemen, zodra de werkdruk te hoog oploopt of iemand afwezig is). Zie hiervoor ook oplossing Piekbelasting onder controle;
• afspraken maken over het moment waarop collega’s elkaars hulp kunnen inschakelen;
• regelmatig op het (werk)overleg bespreken hoe de samenwerking kan verbeteren; niet bij wijze van klaagzang, maar met het doel constructief toe te werken naar verbetering;
• afspraken maken over het nakomen van beloften, het tijdig informeren van elkaar en de wijze waarop dit laatste gebeurt als de planning onverhoopt niet wordt gehaald;
• een teamplanning maken. Hierin is aandacht voor wat er van werknemers wordt verwacht en wat er kan worden gedaan om pieken, dalen en overwerk te voorkomen. Belangrijke aandachtspunten zijn gemeenschappelijke taken en doelstellingen en ieders bijdrage daaraan.

Denk bij het verbeteren van de samenwerking verder aan het volgende:

• Samenwerken gaat beter als teamleden elkaar begrijpen. Veel misverstanden die goede samenwerking in de weg staan komen voort uit uiteenlopende communicatiestijlen en verschillen bij het omgaan met verwachtingen en teleurstellingen. Door gerichte begeleiding en/of training op dit gebied kunnen werknemers en teams vaak grote vooruitgang boeken. Bijvoorbeeld een training met impact over beter samenwerken.
• Oorzaken kunnen ook liggen in de samenwerking met anderen buiten het eigen team. Het is dan vaak verleidelijk om te wijzen naar de andere partij en zelf geen actie te ondernemen. De uitdaging is juist om met die anderen, of degenen die invloed op hen hebben, om tafel te gaan zitten;
• Conflicten ondermijnen de samenwerking, omdat mensen hierdoor vaak naar elkaar wijzen en niet meer bereid zijn in elkaar te investeren en elkaar te informeren. Dit is funest voor de samenwerking. Laat conflicten daarom nooit voortwoekeren. Schakel zo nodig deskundige hulp in om ze op te lossen, bijvoorbeeld via de bedrijfsarts of via de HRM-afdeling.

Voor werknemers

• Voor samenwerken zijn communicatievaardigheden nodig. Welke communicatievaardigheden zijn bij jou sterk ontwikkeld en welke wil je leren beter te doen? Denk maar aan: luisteren, vragen stellen, feedback geven, feedback ontvangen en non-verbale signalen opvangen.
• Op leren.nl staan gratis onlinecursussen om beter met anderen om te gaan en samen te werken. Zoals ‘kritiek geven en ontvangen’, ‘nee zeggen’, ‘omgaan met macht’ en ‘actief luisteren

• Met de gespreksleidraad werkstress zet je het thema werkstress op de agenda en leer je van elkaar. De leidraad bestaat uit twaalf gesprekskaarten. Iedere gesprekskaart belicht een thema. Je kaart zo letterlijk telkens een stressthema aan.
• Zie ook de oplossing effectief werkoverleg, evenwichtige taakverdeling en piekbelasting onder controle.
• Wil je werkdruk eens op een andere manier aanpakken? Kijk dan naar één van de spellen voor minder werkdruk en meer werkplezier.