Wat moet een organisatie doen om tijd- en plaatsonafhankelijk werken (TPOW) gezond te houden en hoe kan zij dit het beste aanpakken? Een overzicht van aandachtspunten voor wie verantwoordelijk is voor het aansturen, uitvoeren en toetsen van een organisatieaanpak.
Waarom?
Een organisatieaanpak brengt zorgvuldig de risico’s van TPOW binnen een organisatie in kaart. De uitkomsten maken het mogelijk om die risico’s gericht te verminderen. Het uitvoeren van een organisatieaanpak kost tijd. Soms is ook een financiële investering nodig.
Deze eisen stelt de wet
De werkgever hoort het werk zodanig te organiseren dat hiervan geen nadelige invloed uitgaat naar de veiligheid en gezondheid van de werknemers. Dit betekent concreet dat de werkgever de risico’s van TPOW inventariseert in de RI&E en in het daarbij horende plan van aanpak aangeeft hoe hij die aanpakt. De werkgever hoort werknemers ook doeltreffend voor te lichten over de risico’s waaraan zij bloot staan en de maatregelen die zijn genomen om deze risico’s te voorkomen of te beperken.
Aanbevelingen
Maak een werknemer medeverantwoordelijk voor het op organisatieniveau stimuleren van TPOW. Zulk gezamenlijk eigenaarschap verhoogt sterk de kans op succes. De focus ligt op output en waar nodig of gevraagd meedenken.
Zorg dat de aanpak een goede basis heeft, door regelmatig een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) uit te (laten) voeren. Belangrijk daarbij is dat de RI&E up-to date is. Als er nieuwe inzichten zijn, of verbouwingen of verhuizingen plaatsvinden, hoort de RI&E hierop te worden aangepast. Breng met de RI&E in kaart hoeveel en welke werknemers risico lopen. Zoek uit wat de oorzaken zijn en of ze spelen op organisatie-, team- en/of individueel niveau.
Geef vervolgens in een plan van aanpak voor elk niveau aan wat er gedaan wordt om de risico’s te voorkomen of – als dat niet mogelijk is – te beperken.
Tips
Voor degene die verantwoordelijk is voor TPOW
- Ontwikkel een heldere visie en een duidelijk beleid over TPOW, zodat iedereen weet wat deze manier van werken in het bedrijf inhoudt, wat het bedrijf van TPOW vindt en waar het naar toe wil op dit terrein.
- Zorg dat in de RI&E een goede meting is, waarbij ook aandacht is voor TPOW.
- Ontwikkel bij TPOW een leiderschapsstijl die past bij leidinggeven op afstand.
- Bij een herverdeling van kantoorruimtes is het bij flexibele werkplekken belangrijk om het ontstaan van hinderlijk geluid te voorkomen. Waak er voor dat werknemers tegelijkertijd communicatie- en concentratietaken in één ruimte uitvoeren. Kijk hierbij ook goed naar oorzaken van en oplossingen voor geluidshinder.
- Zorg dat thuiswerkplekken die meer dan 2 uur per dag gebruikt worden ook voldoen aan de ergonomische eisen.
- Maak afspraken met aanbieders van werkplekken elders die de werknemer regelmatig gebruikt, zodat hij ook daar gezond kan werken.
- Voorkom dat werknemers langer dan twee uur op een dag een laptop zonder ergonomische hulpmiddelen gebruiken.
- Voer bij regelmatig gebruik van tablets en smartphones een actief beleid ter voorkoming van lichamelijke en geestelijke overbelasting.
- Zorg dat werknemers bij intensief en/of langdurig beeldschermwerk ook bij TPOW voldoende pauzes nemen.
- Zorg dat werknemers zich ondersteund voelen in het kunnen focussen, zodat ze zonder afleiding hun werk kunnen doen als dat nodig is.
- Besteed bij het geven van voorlichting ook aandacht aan de thuiswerkplek en elders werken.
- Houd rekening met werknemers die extra voorzieningen op hun werkplek nodig hebben, bijvoorbeeld vanwege hun werkzaamheden (specifieke software of hardware), of vanwege bepaalde beperkingen (aanvullende verlichting, lokale maatwerksoftware voor slechtzienden, een speciale stoel voor werknemers met rugklachten). Bekijk zorgvuldig per situatie of en hoe zo’n werknemer mee kan doen met TPOW.
- Zorg dat werknemers op alle plekken waar ze werken de beschikking hebben over de juiste programmatuur, informatie en hulpmiddelen om hun taken volledig uit te voeren. Hierbij moet uiteraard de beveiliging van de verbinding in orde zijn.