Teamaanpak werkdruk

Wat moet en kan een team doen als de werkdruk ongezond hoog is? En hoe kan een procesbegeleider een team hierin ondersteunen? Voor leidinggevenden en degene die teams ondersteunen een overzicht van de mogelijkheden.

Waarom?

Een teamaanpak brengt de werkdruk binnen een team snel en goed in kaart, zodat ongezonde werkdruk in het team gericht kan worden. Hierdoor is de kans kleiner dat werknemers uitvallen en het team in een negatieve spiraal terecht komt. Tevens verhoogt het de productiviteit in het team. Voor de uitvoering van een teamaanpak is tijd en soms ondersteuning nodig.

Wettelijke eisen

Binnen het algemeen arbeidsomstandighedenbeleid hoort de werkgever een specifiek beleid te voeren ter voorkoming – en als dat niet mogelijk is beperking – van psychosociale arbeidsbelasting. Psychosociale arbeidsbelasting bestaat uit werkdruk en ongewenst gedrag. Onderdeel van dat beleid is de RI&E en het daarbij horende plan van aanpak. De werkgever licht werknemers doeltreffend voor over de risico’s waaraan zij bloot staan en de maatregelen die zijn genomen om deze risico’s te voorkomen of te beperken.

Aanbevelingen

Als leidinggevende ben je verantwoordelijkheid voor het stimuleren van een gezonde werkdruk op teamniveau. Je doet dat samen met je werknemers en kan je daarbij laten ondersteunen door een procesbegeleider of deskundige.

Een goede teamaanpak begint met het serieus nemen van signalen en onderzoeken naar werkdruk en stress. Bij een gestructureerde aanpak om ongezonde werkdruk aan te pakken kan je 5 strategieën toepassen.

Tips

Voor werknemers

• Kaart signalen over een te hoge werkdruk tijdig aan bij de leidinggevende, wacht niet tot ziekte of uitval in zicht komt. Vraag de leidinggevende of hij samen met het team met ongezonde werkdruk aan de slag wil.
• Kijk om zicht te krijgen op je eigen werkdruk ook eens naar de individuele aanpak.

Voor leidinggevenden of degene die teams begeleiden

• Kijk eerst of er signalen in het team zijn die te maken kunnen hebben met ongezonde werkdruk. Zijn er veel signalen of een stijgende trend? Dan is het tijd voor maatregelen. Kijk vervolgens naar signalen bij werknemers en ga in gesprek met werknemers die last hebben van ongezonde werkdruk.
• Kijk dieper door het meten van werkdruk, oorzaken en gevolgen in het team. Die metingen kunnen kwantitatief en kwalitatief zijn.
• Bedenk op basis van voorgaande stap samen met je team verbeteringen om ongezonde werkdruk aan te pakken en werkplekzier te vergroten. Pas 5 strategieën toe. Gebruik waar mogelijk een participatieve aanpak en breng waar nodig onderstaande inhoudelijke voorbeelden in:

• • Geef duidelijkheid over de hoeveelheid werk per periode.
  • Zorg dat de feitelijke bezetting op orde is. Organiseer voldoende vervanging als teamleden langdurig afwezig zijn.  Maak daarbij duidelijke inwerkafspraken voor nieuwe werknemers. Laat daarbij ervaren collega’s optreden als mentor.
  • Maak de normen en targets (zowel de kwantiteit als de kwaliteit van het werk) bekend.
  • Geef de werknemers regelmogelijkheden over de organisatie van het werk (volgorde, methode en tempo). Waak wel voor te grote autonomie.
  • Zorg voor een evenwichtige taakverdeling in het team.
  • Geef ruimte aan individuele verschillen en houd rekening met privé omstandigheden, maar waak ervoor dat individuele medewerkers te veel een uitzonderingspositie krijgen.
  • Denk aan je voorbeeldfunctie als het gaat om het omgaan met werkdruk (wees geen leidinggevende die zelf nooit tijd heeft voor werknemers).
  • Besteed tijdens jaargesprekken nadrukkelijk aandacht aan het thema werkdruk en de wederzijdse verwachtingen.
  • Realiseer een effectief werkoverleg.
  • Kijk eens kritisch naar je eigen leiderschapsstijl. In hoeverre is deze functioneel voor de werkdruk van de mensen in je team?
  • Verbeter de samenwerking in je team.
  • Besteed ook aandacht aan het vergroten van werkplezier.
  • Ga na of administratieve procedures in het team kunnen worden aangepast of vereenvoudigd.
  • Bekijk in hoeverre je piekbelasting kan voorkomen.
  • Beoordeel of software voldoende gebruiksvriendelijk is, doe waar nodig verbetervoorstellen.
• Voer de verbetermaatregelen uit en kijk na een tijdje hoe het gaat. Is de werkdruk daadwerkelijk afgenomen en het werkplezier toegenomen?
• Wil je werkdruk eens op een andere manier aanpakken? Kijk dan naar één van de spellen voor minder werkdruk en meer werkplezier.
• Een gerichte training kan een team ook verder helpen in de aanpak van te hoge werkdruk. Denk bijvoorbeeld aan trainingen die zijn gericht op het verbeteren van projectmatig werken, communicatie, samenwerking, of teamontwikkeling.

Voor arboprofessionals.

• Stimuleer of begeleid teams met ongezonde werkdruk op een gestructureerde manier, zoals hierboven als voorbeeld is beschreven.
• Gebruik in de begeleiding waar mogelijk een participatieve aanpak.
• Laat teams zo veel mogelijk alle 5 strategieëntoepassen om van werkdruk naar werkplezier te komen.